firmar cosméticos OEM¿Qué se debe confirmar antes de firmar un contrato?

1. Cláusulas 01 a 03: Asunto, alcance del proyecto y prioridad del documento

La cláusula 01 es para verificar las entidades de firma, cobranza, facturación y producción real. Si una empresa de ventas firma un contrato, está asociada con la producción de una fábrica o subcontrata parte del proceso, se debe indicar claramente la relación entre las partes, la dirección de producción, el alcance de la licencia y las responsabilidades. La cláusula 02 es el alcance del producto: en el anexo se debe ingresar el nombre del producto, la forma farmacéutica, la capacidad, la cantidad, el mercado objetivo, los canales de venta y el uso previsto.

El elemento 03 es la prioridad del archivo. Puede haber conflictos entre contratos, cotizaciones, especificaciones de productos, versiones de fórmulas, listas de materiales de embalaje, borradores de diseño, hojas de firma de muestra y acuerdos de calidad. Se debe acordar qué documento y versión prevalecerán, y cómo los cambios escritos posteriores reemplazarán la versión anterior.

• 01 Objeto del contrato y objeto de producción real
• 02 Productos, cantidad, mercado objetivo y alcance del servicio.
• 03 Prioridad del contrato principal, acuerdo de calidad y anexos técnicos

2. Cláusula 04: Origen de la fórmula, derecho de uso y confidencialidad

El contrato debe indicar si la fórmula es proporcionada por la marca, madurada en fábrica, ajustada por ambas partes o desarrollada desde cero. Los derechos de fórmula se desglosan al menos en propiedad, derechos de producción y uso, exclusividad de mercado o categoría, período de licencia, si se puede transferir a otra fábrica, restricciones sobre planes similares y qué hacer después de la terminación. Por lo general, escribir simplemente "compra de receta" no es suficiente para responder estas preguntas.

El alcance de la confidencialidad incluye no sólo fórmulas porcentuales, sino también muestras, listas de materias primas, parámetros de proceso, cotizaciones, proveedores, datos de prueba, diseños y planes de ventas. Se deben acordar las personas a las que se les permitirá tener acceso, el propósito de uso, el período de almacenamiento, el método de devolución o destrucción y las excepciones para presentar información a las agencias reguladoras de conformidad con la ley.

3. Cláusulas 05 a 06: Adquisición de materiales, materiales de embalaje y moldes

El artículo 05 debe indicar claramente quién compra materias primas y materiales de embalaje, cómo la marca aprueba a los proveedores y las muestras, quién maneja los materiales entrantes no calificados, cómo se calcula el índice de pérdidas, quién es el propietario de los materiales restantes, cuánto tiempo se conservarán y si existen cargos por almacenamiento. Cuando una marca prepara sus propios materiales de embalaje, también debe acordar la hora de llegada, los daños en el transporte y las responsabilidades de suspensión de línea por materiales de embalaje inadecuados.

La cláusula 06 se refiere a moldes, cuchillas, planchas de impresión, planchas de color y archivos fuente de diseño. Por supuesto, el pago no equivale a la transferencia de propiedad y debe indicar la naturaleza de la tarifa, la propiedad, el lugar de almacenamiento, el mantenimiento, las modificaciones, las restricciones de uso por parte de terceros, la devolución y el desguace después de la terminación de la cooperación.

• 05 Materias primas, materiales de embalaje, pérdidas, materiales restantes y responsabilidades de los proveedores.
• 06 Propiedad de moldes, cuchillas, planchas de impresión y documentos de diseño.

4. Cláusula 07: Corrección, firma y congelación de versiones

Cada ronda de muestras debe tener un número, fecha, versión de receta, objetivos de ajuste y registros de comentarios. La firma final deberá congelar simultáneamente el contenido, el contacto directo con los materiales de embalaje, los colores de impresión, la estructura exterior de la caja y la etiqueta de los documentos. La marca y la fábrica almacenarán las muestras selladas por separado e indicarán la cantidad, las condiciones de almacenamiento y el período de validez de las muestras selladas.

La producción en masa no puede utilizar únicamente la "consistencia con las muestras" como estándar. Los indicadores mensurables deben escribirse en las especificaciones del producto, y el color, el aroma, la sensación de la piel y la apariencia que son difíciles de cuantificar completamente deben gestionarse con muestras estándar, muestras límite, valores de diferencia de color o métodos reconocidos por ambas partes.

5. Cláusulas 08 a 09: Normas de Calidad, Inspección y Aceptación

La cláusula 08 estipula los elementos de inspección, los métodos, el muestreo, los límites de aceptación, la inspección subcontratada, el formato de informe y la autoridad de liberación para materias primas, productos semiacabados, productos terminados y embalajes. La cláusula 09 estipula el período de aceptación después de que la marca recibe los productos, los métodos de inspección por muestreo de apariencia, las pruebas funcionales, el tratamiento de defectos ocultos, las agencias de reinspección y la eliminación de productos no conformes.

Los términos del contrato según el Código Civil enumeran como contenidos generales la calidad, el suministro de material, el plazo de ejecución, las normas de aceptación y los métodos. Para proyectos de cosméticos, la aceptación debe citar al menos las especificaciones del producto, muestras de firmas selladas, muestras de límites de empaque y estándares de inspección confirmados por ambas partes para evitar disputas basadas únicamente en impresiones subjetivas.

• 08 Normas de calidad, inspección, muestreo y liberación de lotes.
• 09 Recepción y aceptación, período de objeción, reinspección y manejo de no conformidades

6. Cláusula 10: Datos de retención, estabilidad y trazabilidad de las muestras

Los términos de retención de muestras deben indicar la cantidad de cada lote de muestras retenidas, la forma de embalaje final, las condiciones de almacenamiento, el período de almacenamiento, la autoridad de llamada y el registro de destrucción. El propósito de las muestras de estabilidad y de las muestras de calidad son diferentes y no pueden confundirse; cuando existan observaciones a largo plazo o requisitos específicos del mercado, las condiciones de la prueba, los plazos, las tarifas y la entrega del informe deben acordarse por separado.

Las marcas deben obtener una lista de información de trazabilidad que coincida con la responsabilidad del producto, como números de lote, fechas de producción, versiones de recetas, lotes de ingredientes clave, informes de inspección de productos terminados, información de liberación y registros de envío. Cuando se produce una queja, ambas partes pueden localizar rápidamente el lote.

7. Cláusula 11: Responsabilidad por entrega, suspensión y prórroga

No escriba simplemente "entrega dentro de los 30 días posteriores a la recepción del depósito". El período de entrega debe comenzar a partir del día en que se cumplan todas las condiciones, como la firma de la fórmula, los materiales de embalaje, la confirmación del borrador del diseño y los documentos necesarios, y se enumere el manejo de la confirmación de retraso de la marca, retraso de materia prima especial, cambios regulatorios y fuerza mayor.

La responsabilidad de las prórrogas se puede graduar por impacto: notificación de ampliaciones menores y nuevos planes, remediación en caso de pérdida de ventanas de actividad, derechos de liberación, liquidación de materiales y pagos en caso de prórrogas largas. Un abogado debe revisar si la indemnización por daños y perjuicios es aplicable, tiene un límite y la prueba de la pérdida en el contexto de la transacción.

8. Cláusula 12: Control de Cambios y Sustitución de Materias Primas

Cualquier cambio en la fórmula, fragancia, número de color, proveedor de materia prima, estructura del material de embalaje, impresión, sitio de producción, proceso o estándares de inspección debe estar sujeto a una solicitud por escrito, evaluación de riesgos, aprobación de la marca y actualización de la versión. La "sustitución de materias primas equivalentes" no puede utilizarse para generalizar todas las situaciones.

Los cambios pueden afectar la estabilidad, las evaluaciones de seguridad, los materiales de archivo, el etiquetado y la evidencia de reclamos. El contrato debe explicar qué cambios requieren un nuevo muestreo, una nueva prueba, una nueva notificación o un ajuste de la fecha de entrega, y qué alternativas tienen ambas partes en caso de una escasez urgente de materiales.

9. Artículo 13: Reclamaciones, Retiros y Asignación de Pérdidas

Las disposiciones sobre quejas y retiradas de productos deben establecer personas de contacto, plazos de respuesta, contención de muestras y registros, trazabilidad de lotes, métodos de investigación, informes reglamentarios, segregación de inventarios, comunicaciones con los consumidores y acciones correctivas y preventivas. Primero investigue la causa y luego asigne los costos según la responsabilidad. No se puede dar por sentado que todas las reclamaciones recaerán en una sola parte.

Pueden surgir diferentes responsabilidades del diseño de fórmulas, etiquetado de marcas, almacenamiento y transporte, materias primas, desviaciones de producción, fallas del material de empaque y mal uso por parte del consumidor. Las partes también deberían acordar sobre seguros de responsabilidad por productos defectuosos, simulacros de recuperación, conservación de datos y la participación de responsables locales en proyectos transfronterizos.

10. Cláusulas 14 a 15: Derechos de Propiedad Intelectual, Terminación y Resolución de Controversias

El artículo 14 protege las marcas, los diseños de envases, el material fotográfico, las recetas, los procesos y la información comercial. Las fábricas no pueden utilizar muestras y pedidos de marcas como ejemplos públicos sin permiso; Las marcas tampoco pueden utilizar marcas comerciales, patentes o diseños de terceros no autorizados. Cuando se produzca una reclamación por infracción se deberá acordar notificación, asistencia y responsabilidad.

El artículo 15 trata de la terminación de la cooperación: cómo liquidar los materiales no producidos, los trabajos en curso, los materiales restantes, los moldes, los documentos, los datos y el pago final, si continúan las obligaciones posventa y de retirada, y la ley, jurisdicción o arbitraje aplicables. Escribir claramente el mecanismo de salida a menudo puede reducir el riesgo más que simplemente escribir sobre el inicio de la colaboración.

• 14 Marcas, fórmulas, diseños, patentes, presentaciones de casos y confidencialidad
• 15 Terminación del acuerdo, continuidad de obligaciones, ley aplicable y resolución de disputas

11. Método de verificación final antes de firmar el contrato.

Coloque 15 elementos en una tabla y complete cada elemento con la persona responsable, los entregables, la fecha de finalización, la evidencia de aceptación y el manejo de excepciones. Cualquier lugar que diga "según la práctica de la industria", "a negociar por separado entre ambas partes" y "calidad calificada" sin anexos ni métodos debe seguir siendo específico.

Antes de firmar, se revisará por separado compras, producto, calidad, finanzas y asuntos legales. El equipo de producto confirma muestras y fórmulas, el equipo de calidad confirma la inspección y la trazabilidad, finanzas confirma los impuestos y los nodos de pago, y los abogados revisan el incumplimiento de contrato, los derechos de propiedad intelectual, las retiradas del mercado y la resolución de disputas.