Iscriviti cosmetici OEM Cosa deve essere confermato prima di firmare un contratto?

1. Clausole da 01 a 03: Oggetto, ambito del progetto e priorità del documento

La clausola 01 serve a verificare la firma, l'incasso, la fatturazione e le entità di produzione effettive. Se una società di vendita firma un contratto, è associata alla produzione in fabbrica o esternalizza parte del processo, la relazione tra le parti, l'indirizzo di produzione, l'ambito della licenza e le responsabilità dovrebbero essere chiaramente indicati. La clausola 02 riguarda la definizione del prodotto: nell'allegato devono essere inseriti il ​​nome del prodotto, la forma di dosaggio, la capacità, la quantità, il mercato di destinazione, i canali di vendita e l'uso previsto.

L'elemento 03 è la priorità del file. Potrebbero verificarsi conflitti tra contratti, preventivi, specifiche di prodotto, versioni di formule, distinta base dei materiali di imballaggio, bozze di progettazione, fogli di firma dei campioni e accordi di qualità. Dovrebbe essere concordato quale documento e quale versione prevarranno e in che modo le successive modifiche scritte sostituiranno la vecchia versione.

• 01 Oggetto contrattuale e oggetto effettiva della produzione
• 02 Prodotti, quantità, mercato target e ambito del servizio
• 03 Priorità del contratto principale, accordo sulla qualità e allegati tecnici

2. Clausola 04: Fonte della formula, diritto d'uso e riservatezza

Il contratto dovrebbe indicare se la formula è fornita dal marchio, maturata in fabbrica, modificata da entrambe le parti o sviluppata da zero. I diritti sulla formula sono almeno suddivisi in diritti di proprietà, produzione e utilizzo, esclusività di mercato o di categoria, periodo di licenza, possibilità di trasferimento ad un altro stabilimento, restrizioni su piani simili e cosa fare dopo la risoluzione. Scrivere semplicemente "ricetta buyout" di solito non è sufficiente per rispondere a queste domande.

L'ambito della riservatezza comprende non solo le formule percentuali, ma anche campioni, elenchi di materie prime, parametri di processo, preventivi, fornitori, dati di test, progetti e piani di vendita. Dovrebbero essere concordati le persone a cui è consentito l'accesso, lo scopo dell'uso, il periodo di conservazione, il metodo di restituzione o distruzione e le eccezioni per la presentazione delle informazioni alle agenzie di regolamentazione in conformità con la legge.

3. Clausole da 05 a 06: Approvvigionamento materiali, materiali di imballaggio e stampi

L’articolo 05 dovrebbe indicare chiaramente chi acquista materie prime e materiali di imballaggio, come il marchio approva fornitori e campioni, chi gestisce materiali in entrata non qualificati, come viene calcolato il tasso di perdita, chi possiede i materiali rimanenti, per quanto tempo verranno conservati e se sono previsti costi di magazzinaggio. Quando un marchio prepara i propri materiali di imballaggio, deve anche concordare l'orario di arrivo, i danni da trasporto e le responsabilità di sospensione della linea dovute a materiali di imballaggio non idonei.

La clausola 06 riguarda stampi, coltelli, lastre di stampa, lastre di colore e file di origine del progetto. Il pagamento ovviamente non equivale al trasferimento della proprietà e deve indicare la natura del compenso, proprietà, luogo di deposito, manutenzione, modifiche, limitazioni all'uso da parte di terzi, restituzione e rottamazione dopo la cessazione della collaborazione.

• 05 Materie prime, materiali di imballaggio, perdite, materiali rimanenti e responsabilità dei fornitori
• 06 Proprietà di stampi, coltelli, lastre di stampa e documenti di progettazione

4. Clausola 07: Prova, firma e congelamento della versione

Ciascun ciclo di campioni dovrebbe avere un numero, una data, una versione della ricetta, obiettivi di regolazione e registrazioni di feedback. La firma finale deve contemporaneamente congelare il contenuto, il contatto diretto con i materiali di imballaggio, i colori di stampa, la struttura esterna della scatola e i documenti dell'etichetta. Il marchio e la fabbrica conserveranno i campioni sigillati separatamente e indicheranno la quantità, le condizioni di conservazione e il periodo di validità dei campioni sigillati.

La produzione di massa non può utilizzare solo la “coerenza con i campioni” come standard. Gli indicatori misurabili dovrebbero essere scritti nelle specifiche del prodotto e il colore, l’aroma, la sensazione sulla pelle e l’aspetto che sono difficili da quantificare completamente dovrebbero essere gestiti con campioni standard, campioni limite, valori di differenza di colore o metodi riconosciuti da entrambe le parti.

5. Clausole da 08 a 09: Standard di qualità, ispezione e accettazione

La clausola 08 stabilisce gli elementi di ispezione, i metodi, il campionamento, i limiti di accettazione, l'ispezione in outsourcing, il formato di reporting e l'autorità di rilascio per materie prime, prodotti semilavorati, prodotti finiti e imballaggi. La clausola 09 stabilisce il periodo di accettazione dopo che il marchio ha ricevuto la merce, i metodi di ispezione del campionamento dell'aspetto, i test funzionali, il trattamento dei difetti nascosti, le agenzie di nuova ispezione e lo smaltimento dei prodotti non conformi.

Le clausole del contratto ai sensi del Codice Civile elencano come contenuti generali la qualità, la fornitura del materiale, il termine di prestazione, le norme e le modalità di accettazione. Per i progetti di cosmetici, l'accettazione deve almeno citare le specifiche del prodotto, i campioni firmati sigillati, i campioni limite di imballaggio e gli standard di ispezione confermati da entrambe le parti per evitare controversie basate esclusivamente su impressioni soggettive.

• 08 Standard di qualità, ispezione, campionamento e rilascio dei lotti
• 09 Ricevimento e accettazione, periodo di opposizione, nuova ispezione e gestione delle non conformità

6. Clausola 10: Dati di conservazione, stabilità e tracciabilità dei campioni

I termini di conservazione dei campioni dovrebbero indicare la quantità di ciascun lotto di campioni conservati, la forma di imballaggio finale, le condizioni di conservazione, il periodo di conservazione, l'autorità di chiamata e il registro della distruzione. Lo scopo dei campioni di stabilità e dei campioni di qualità è diverso e non può essere confuso; in caso di osservazioni a lungo termine o requisiti specifici del mercato, le condizioni del test, i tempi, le tariffe e la consegna del report dovrebbero essere concordati separatamente.

I marchi dovrebbero ottenere un elenco di informazioni sulla tracciabilità che corrispondano alla responsabilità del prodotto, come numeri di lotto, date di produzione, versioni di ricette, lotti di ingredienti chiave, rapporti di ispezione del prodotto finito, informazioni sul rilascio e registri di spedizione. Quando si verifica un reclamo, entrambe le parti possono individuare rapidamente il lotto.

7. Clausola 11: Responsabilità per consegna, sospensione e proroga

Non scrivere semplicemente “consegna entro 30 giorni dal ricevimento del deposito”. Il periodo di consegna dovrebbe iniziare dal giorno in cui vengono soddisfatte tutte le condizioni quali firma della formula, materiali di imballaggio, conferma della bozza di progettazione e documenti necessari e viene elencata la gestione della conferma del ritardo del marchio, del ritardo della materia prima speciale, delle modifiche normative e delle cause di forza maggiore.

La responsabilità dell'estensione può essere classificata in base all'impatto: notifica di estensioni minori e nuovi piani, riparazione in caso di perdita di finestre di attività, diritti di rilascio, materiale e liquidazione del pagamento in caso di estensioni lunghe. Se la liquidazione del danno è applicabile, limitata e la prova della perdita dovrebbe essere esaminata da un avvocato nel contesto della transazione.

8. Clausola 12: Controllo delle modifiche e sostituzione delle materie prime

Qualsiasi modifica alla formula, alla fragranza, al numero di colore, al fornitore di materie prime, alla struttura del materiale di imballaggio, alla stampa, al sito di produzione, al processo o agli standard di ispezione deve essere soggetta a richiesta scritta, valutazione del rischio, approvazione del marchio e aggiornamento della versione. La "sostituzione di materie prime equivalenti" non può essere utilizzata per generalizzare tutte le situazioni.

Le modifiche possono influire sulla stabilità, sulle valutazioni della sicurezza, sui materiali di archiviazione, sull'etichettatura e sull'evidenza delle affermazioni. Il contratto dovrebbe spiegare quali modifiche richiedono un nuovo campionamento, un nuovo test, una nuova notifica o un aggiustamento della data di consegna e quali alternative hanno entrambe le parti in caso di carenza di materiali di emergenza.

9. Articolo 13: Reclami, richiami e ripartizione delle perdite

Le disposizioni su reclami e richiami dovrebbero prevedere persone di contatto, tempi di risposta, contenimento di campioni e registrazioni, tracciabilità dei lotti, metodi di indagine, reporting normativo, separazione dell'inventario, comunicazioni ai consumatori e azioni correttive e preventive. Indagare prima la causa, quindi allocare i costi in base alla responsabilità. Non si può presumere che tutti i reclami siano sostenuti da una delle parti.

Diverse responsabilità possono derivare dalla progettazione della formula, dall'etichettatura del marchio, dallo stoccaggio e dal trasporto, dalle materie prime, dalle deviazioni della produzione, dal guasto del materiale di imballaggio e dall'uso improprio del consumatore. Le parti dovrebbero inoltre concordare un'assicurazione sulla responsabilità del prodotto, esercitazioni di richiamo, conservazione dei dati e coinvolgimento di responsabili locali in progetti transfrontalieri.

10. Clausole da 14 a 15: diritti di proprietà intellettuale, risoluzione e risoluzione delle controversie

L'articolo 14 tutela i marchi, i disegni degli imballaggi, i materiali fotografici, le ricette, i processi e le informazioni commerciali. Alle fabbriche non è consentito utilizzare campioni e ordini di marca come esempi pubblici senza autorizzazione; inoltre, i marchi non sono autorizzati a utilizzare marchi, brevetti o disegni di terzi non autorizzati. Quando si verifica una denuncia per violazione, è necessario concordare notifica, assistenza e responsabilità.

L'articolo 15 tratta della cessazione della cooperazione: come liquidare i materiali non prodotti, i lavori in corso, i materiali rimanenti, gli stampi, i documenti, i dati e il pagamento finale, se continuano gli obblighi post-vendita e di ritiro e la legge applicabile, la giurisdizione o l'arbitrato. Scrivere chiaramente il meccanismo di uscita può spesso ridurre i rischi più che semplicemente scrivere sull’inizio della collaborazione.

• 14 Marchi, formule, disegni, brevetti, presentazioni di casi e riservatezza
• 15 Cessazione della transazione, continuazione degli obblighi, legge applicabile e risoluzione delle controversie

11. Modalità di verifica finale prima della firma del contratto

Inserisci 15 elementi in una tabella e compila in ciascun elemento la persona responsabile, i risultati finali, la data di completamento, la prova di accettazione e la gestione delle eccezioni. Qualsiasi luogo che dica "secondo la pratica del settore", "da negoziare separatamente da entrambe le parti" e "qualità qualificata" senza vincoli o metodi deve continuare ad essere specifico.

Prima della firma, verrà esaminato separatamente per acquisti, prodotto, qualità, finanza e affari legali. Il team del prodotto conferma campioni e formule, il team della qualità conferma l'ispezione e la tracciabilità, il reparto finanziario conferma le tasse e i nodi di pagamento e gli avvocati esaminano la violazione del contratto, i diritti di proprietà intellettuale, i richiami e la risoluzione delle controversie.