Assinar cosméticos OEM O que deve ser confirmado antes de assinar um contrato?

1. Cláusulas 01 a 03: Assunto, escopo do projeto e prioridade do documento

A cláusula 01 destina-se à verificação das entidades de assinatura, cobrança, faturamento e efetiva produção. Se uma empresa de vendas assinar um contrato, estiver associada à produção de uma fábrica ou terceirizar parte do processo, o relacionamento entre as partes, o endereço de produção, o escopo da licença e as responsabilidades deverão ser claramente indicados. A cláusula 02 é o escopo do produto: nome do produto, forma farmacêutica, capacidade, quantidade, mercado-alvo, canais de venda e uso pretendido devem constar no anexo.

O item 03 é prioridade de arquivo. Pode haver conflitos entre contratos, cotações, especificações de produtos, versões de fórmulas, BOM de material de embalagem, rascunhos de projeto, folhas de assinatura de amostras e acordos de qualidade. Deve ser acordado qual documento e versão prevalecerão e como as alterações escritas subsequentes substituirão a versão antiga.

• 01 Objeto do contrato e objeto da produção real
• 02 Produtos, quantidade, mercado-alvo e escopo de serviço
• 03 Prioridade do contrato principal, acordo de qualidade e anexos técnicos

2. Cláusula 04: Fonte da fórmula, direito de uso e sigilo

O contrato deverá indicar se a fórmula é fornecida pela marca, amadurecida na fábrica, ajustada por ambas as partes ou desenvolvida do zero. Os direitos da fórmula são pelo menos divididos em propriedade, direitos de produção e uso, exclusividade de mercado ou categoria, período de licença, possibilidade de transferência para outra fábrica, restrições a planos semelhantes e o que fazer após a rescisão. Simplesmente escrever “receita de compra” geralmente não é suficiente para responder a essas perguntas.

O escopo da confidencialidade inclui não apenas fórmulas percentuais, mas também amostras, listas de matérias-primas, parâmetros de processo, cotações, fornecedores, dados de testes, projetos e planos de vendas. Devem ser acordados as pessoas autorizadas a ter acesso, a finalidade de uso, o período de armazenamento, o método de devolução ou destruição e as exceções para envio de informações às agências reguladoras de acordo com a lei.

3. Cláusulas 05 a 06: Aquisição de materiais, materiais de embalagem e moldes

O artigo 05 deve indicar claramente quem compra matérias-primas e materiais de embalagem, como a marca aprova fornecedores e amostras, quem trata os materiais recebidos não qualificados, como é calculado o índice de perdas, quem é o proprietário dos materiais restantes, por quanto tempo eles serão mantidos e se há cobrança de armazenamento. Quando uma marca prepara seus próprios materiais de embalagem, ela também deve concordar com o horário de chegada, danos no transporte e responsabilidades de suspensão da linha devido a materiais de embalagem inadequados.

A cláusula 06 envolve moldes, facas, chapas de impressão, chapas coloridas e arquivos fonte de design. O pagamento não equivale, obviamente, à transferência de propriedade e deve indicar a natureza da taxa, propriedade, local de armazenamento, manutenção, modificações, restrições à utilização por terceiros, devolução e desmantelamento após o término da cooperação.

• 05 Matérias-primas, materiais de embalagem, perdas, materiais restantes e responsabilidades do fornecedor
• 06 Propriedade de moldes, facas, chapas de impressão e documentos de projeto

4. Cláusula 07: Revisão, assinatura e congelamento de versão

Cada rodada de amostras deve ter número, data, versão da receita, metas de ajuste e registros de feedback. A assinatura final deve simultaneamente congelar o conteúdo, entrar em contato direto com materiais de embalagem, imprimir cores, estrutura externa da caixa e etiquetar documentos. A marca e a fábrica devem armazenar as amostras lacradas separadamente e indicar a quantidade, condições de armazenamento e prazo de validade das amostras lacradas.

A produção em massa não pode usar apenas a “consistência com amostras” como padrão. Indicadores mensuráveis ​​devem ser escritos nas especificações do produto, e cor, aroma, sensação na pele e aparência que são difíceis de quantificar completamente devem ser gerenciados com amostras padrão, amostras limite, valores de diferença de cor ou métodos reconhecidos por ambas as partes.

5. Cláusulas 08 a 09: Padrões de Qualidade, Inspeção e Aceitação

A cláusula 08 estipula os itens de inspeção, métodos, amostragem, limites de aceitação, inspeção de terceirização, formato de relatório e autoridade de liberação de matérias-primas, produtos semiacabados, produtos acabados e embalagens. A cláusula 09 estipula o prazo de aceitação após o recebimento da mercadoria pela marca, métodos de inspeção por amostragem de aparência, testes funcionais, tratamento de defeitos ocultos, órgãos de reinspeção e descarte de produtos não conformes.

Os termos do contrato no Código Civil listam qualidade, fornecimento de material, prazo de execução, padrões e métodos de aceitação como conteúdos gerais. Para projetos de cosméticos, a aceitação deve citar pelo menos especificações do produto, amostras de assinatura seladas, amostras de limite de embalagem e padrões de inspeção confirmados por ambas as partes para evitar disputas baseadas apenas em impressões subjetivas.

• 08 Padrões de qualidade, inspeção, amostragem e liberação de lote
• 09 Recebimento e aceitação, período de objeção, reinspeção e tratamento de não conformidade

6. Cláusula 10: Dados de retenção, estabilidade e rastreabilidade de amostras

Os termos de retenção de amostras deverão indicar a quantidade de cada lote de amostras retidas, forma de embalagem final, condições de armazenamento, período de armazenamento, autoridade convocatória e registro de destruição. A finalidade das amostras de estabilidade e das amostras de qualidade é diferente e não pode ser confundida; quando há observações de longo prazo ou requisitos específicos do mercado, as condições de teste, os prazos, as taxas e a entrega do relatório devem ser acordados separadamente.

As marcas devem obter uma lista de informações de rastreabilidade que correspondam à responsabilidade do produto, como números de lote, datas de produção, versões de receitas, lotes de ingredientes principais, relatórios de inspeção de produtos acabados, informações de liberação e registros de remessa. Quando ocorre uma reclamação, ambas as partes podem localizar rapidamente o lote.

7. Cláusula 11: Responsabilidade pela entrega, suspensão e prorrogação

Não escreva apenas “entrega em até 30 dias após o recebimento do depósito”. O período de entrega deve começar a partir do dia em que todas as condições, como assinatura da fórmula, materiais de embalagem, confirmação do rascunho do projeto e documentos necessários, sejam atendidas, e o tratamento da confirmação do atraso da marca, atraso de matéria-prima especial, alterações regulatórias e força maior sejam listados.

A responsabilidade de prorrogação pode ser classificada por impacto: notificação de prorrogações menores e novos planos, remediação em caso de perda de janelas de atividade, direitos de liberação, liquidação de materiais e pagamentos em caso de prorrogações longas. Se os danos liquidados são aplicáveis, se há limite e a prova da perda deve ser analisada por um advogado no contexto da transação.

8. Cláusula 12: Controle de Mudanças e Substituição de Matéria-Prima

Quaisquer alterações na fórmula, fragrância, número de cor, fornecedor de matéria-prima, estrutura do material de embalagem, impressão, local de produção, processo ou padrões de inspeção devem estar sujeitas a solicitação por escrito, avaliação de risco, aprovação de marca e atualização de versão. A “substituição de matérias-primas equivalentes” não pode ser utilizada para generalizar todas as situações.

As alterações podem afetar a estabilidade, avaliações de segurança, materiais de arquivamento, rotulagem e evidências de reivindicações. O contrato deve explicar quais alterações exigem nova amostragem, novo teste, nova notificação ou ajuste da data de entrega, e quais alternativas ambas as partes têm em caso de escassez emergencial de materiais.

9. Artigo 13: Reclamações, Recalls e Alocação de Perdas

As disposições para reclamações e recalls devem prever pessoas de contato, prazos de resposta, contenção de amostras e registros, rastreabilidade de lotes, métodos de investigação, relatórios regulatórios, segregação de inventário, comunicações ao consumidor e ações corretivas e preventivas. Investigue primeiro a causa e depois aloque os custos com base na responsabilidade. Não se pode presumir que todas as reclamações serão suportadas por uma só parte.

Diferentes responsabilidades podem surgir do design da fórmula, rotulagem da marca, armazenamento e transporte, matérias-primas, desvios de produção, falha no material de embalagem e uso indevido pelo consumidor. As partes devem também chegar a acordo sobre o seguro de responsabilidade civil do produto, exercícios de recolha, retenção de dados e envolvimento de pessoas responsáveis ​​locais em projetos transfronteiriços.

10. Cláusulas 14 a 15: Direitos de Propriedade Intelectual, Rescisão e Resolução de Disputas

O Artigo 14 protege marcas registradas, designs de embalagens, materiais fotográficos, receitas, processos e informações comerciais. As fábricas não estão autorizadas a usar amostras e pedidos de marcas como exemplos públicos sem permissão; as marcas também não estão autorizadas a usar marcas registradas, patentes ou designs de terceiros não autorizados. Quando ocorre uma reclamação de infração, a notificação, a assistência e a responsabilidade devem ser acordadas.

O Artigo 15 trata do término da cooperação: como liquidar materiais não produzidos, trabalhos em andamento, materiais restantes, moldes, documentos, dados e pagamento final, se as obrigações de pós-venda e recall continuam, e lei aplicável, jurisdição ou arbitragem. Escrever claramente o mecanismo de saída pode muitas vezes reduzir mais o risco do que apenas escrever sobre o início da colaboração.

• 14 Marcas registradas, fórmulas, desenhos, patentes, apresentações de casos e confidencialidade
• 15 Rescisão do acordo, obrigações continuadas, lei aplicável e resolução de disputas

11. Método de verificação final antes de assinar o contrato

Coloque 15 itens em uma tabela e preencha cada item com a pessoa responsável, resultados, data de conclusão, evidência de aceitação e tratamento de exceções. Qualquer local que diga “de acordo com a prática do setor”, “a ser negociado separadamente por ambas as partes” e “qualidade qualificada” sem anexos ou métodos precisa continuar a ser específico.

Antes de assinar, será analisado separadamente por compras, produto, qualidade, finanças e assuntos jurídicos. A equipe de produto confirma amostras e fórmulas, a equipe de qualidade confirma a inspeção e rastreabilidade, o departamento financeiro confirma impostos e nós de pagamento e os advogados analisam quebras de contrato, direitos de propriedade intelectual, recalls e resolução de disputas.