Signer les cosmétiques OEM Que faut-il confirmer avant de signer un contrat ?

1. Clauses 01 à 03 : Objet, portée du projet et priorité du document

La clause 01 vise à vérifier les entités de signature, d'encaissement, de facturation et de production réelle. Si une société de vente signe un contrat, est associée à la production en usine ou sous-traite une partie du processus, la relation entre les parties, l'adresse de production, l'étendue de la licence et les responsabilités doivent être clairement indiquées. La clause 02 correspond à la portée du produit : le nom du produit, la forme posologique, la capacité, la quantité, le marché cible, les canaux de vente et l'utilisation prévue doivent être saisis dans la pièce jointe.

L'élément 03 est la priorité du fichier. Il peut y avoir des conflits entre les contrats, les devis, les spécifications du produit, les versions de formules, la nomenclature des matériaux d'emballage, les ébauches de conception, les exemples de feuilles de signature et les accords de qualité. Il convient de convenir du document et de la version qui prévaudront, ainsi que de la manière dont les modifications écrites ultérieures remplaceront l'ancienne version.

• 01 Objet du contrat et objet de la production réelle
• 02 Produits, quantité, marché cible et étendue du service
• 03 Priorité du contrat principal, accord qualité et pièces jointes techniques

2. Article 04 : Source de la formule, droit d'utilisation et confidentialité

Le contrat doit indiquer si la formule est fournie par la marque, mûrie en usine, ajustée par les deux parties ou développée de toutes pièces. Les droits de formule sont au moins décomposés en droits de propriété, de production et d'utilisation, d'exclusivité de marché ou de catégorie, de période de licence, de possibilité de transfert vers une autre usine, de restrictions sur des plans similaires et de mesures à prendre après la résiliation. Il ne suffit généralement pas d'écrire simplement « recette de rachat » pour répondre à ces questions.

Le champ de confidentialité comprend non seulement les formules de pourcentage, mais également les échantillons, les listes de matières premières, les paramètres de processus, les devis, les fournisseurs, les données de test, les conceptions et les plans de vente. Les personnes autorisées à y accéder, le but de l'utilisation, la période de stockage, la méthode de retour ou de destruction et les exceptions pour la soumission d'informations aux agences de réglementation conformément à la loi doivent être convenus.

3. Clauses 05 à 06 : Approvisionnement en matériel, matériaux d'emballage et moules

L'article 05 doit indiquer clairement qui achète les matières premières et les matériaux d'emballage, comment la marque approuve les fournisseurs et les échantillons, qui gère les matières entrantes non qualifiées, comment le taux de perte est calculé, à qui appartient les matières restantes, combien de temps elles seront conservées et s'il y a des frais d'entreposage. Lorsqu'une marque prépare ses propres matériaux d'emballage, elle doit également se mettre d'accord sur l'heure d'arrivée, les dommages dus au transport et les responsabilités en matière de suspension de la ligne en raison de matériaux d'emballage inadaptés.

L'article 06 concerne les moules, les couteaux, les plaques d'impression, les plaques de couleur et les fichiers sources de conception. Le paiement n'équivaut bien entendu pas au transfert de propriété et doit indiquer la nature des frais, la propriété, le lieu de stockage, la maintenance, les modifications, les restrictions d'utilisation par des tiers, la restitution et la mise au rebut après la fin de la coopération.

• 05 Matières premières, matériaux d'emballage, pertes, matières restantes et responsabilités du fournisseur
• 06 Propriété des moules, couteaux, plaques d'impression et documents de conception

4. Article 07 : Vérification, signature et gel de version

Chaque série d'échantillons doit avoir un numéro, une date, une version de la recette, des objectifs d'ajustement et des enregistrements de commentaires. La signature finale doit simultanément figer le contenu, le contact direct avec les matériaux d'emballage, les couleurs d'impression, la structure de la boîte extérieure et les documents d'étiquette. La marque et l'usine doivent stocker séparément les échantillons scellés et indiquer la quantité, les conditions de stockage et la durée de validité des échantillons scellés.

La production de masse ne peut pas uniquement utiliser la « cohérence avec les échantillons » comme norme. Les indicateurs mesurables doivent être inscrits dans les spécifications du produit, et la couleur, l'arôme, le toucher et l'apparence de la peau difficiles à quantifier pleinement doivent être gérés avec des échantillons standards, des échantillons limites, des valeurs de différence de couleur ou des méthodes reconnues par les deux parties.

5. Clauses 08 à 09 : Normes de qualité, inspection et acceptation

La clause 08 stipule les éléments d'inspection, les méthodes, l'échantillonnage, les limites d'acceptation, l'inspection en sous-traitance, le format de rapport et l'autorité de libération pour les matières premières, les produits semi-finis, les produits finis et les emballages. L'article 09 précise le délai d'acceptation après réception des marchandises par la marque, les méthodes de contrôle d'apparence par échantillonnage, les tests fonctionnels, le traitement des vices cachés, les agences de réinspection et l'élimination des produits non conformes.

Les termes du contrat en vertu du Code civil énumèrent comme contenu général la qualité, la fourniture du matériel, le délai d'exécution, les normes et méthodes de réception. Pour les projets cosmétiques, l'acceptation doit au moins citer les spécifications du produit, les échantillons de signature scellés, les échantillons de limite d'emballage et les normes d'inspection confirmées par les deux parties afin d'éviter des litiges basés uniquement sur des impressions subjectives.

• 08 Normes de qualité, inspection, échantillonnage et libération des lots
• 09 Réception et acceptation, délai d'opposition, réinspection et traitement des non-conformités

6. Article 10 : Données sur la conservation, la stabilité et la traçabilité des échantillons

Les conditions de conservation des échantillons doivent indiquer la quantité de chaque lot d'échantillons conservés, la forme d'emballage finale, les conditions de stockage, la période de stockage, l'autorité d'appel et le dossier de destruction. La finalité des échantillons de stabilité et des échantillons de qualité est différente et ne peut être confondue ; lorsqu'il existe des observations à long terme ou des exigences spécifiques du marché, les conditions de test, les délais, les frais et la livraison du rapport doivent être convenus séparément.

Les marques doivent obtenir une liste d'informations de traçabilité qui correspondent à la responsabilité du produit, telles que les numéros de lot, les dates de production, les versions de recettes, les lots d'ingrédients clés, les rapports d'inspection des produits finis, les informations de sortie et les dossiers d'expédition. Lorsqu’une plainte survient, les deux parties peuvent localiser rapidement le lot.

7. Article 11 : Responsabilité pour la livraison, la suspension et la prolongation

Ne vous contentez pas d’écrire « livraison sous 30 jours après réception de l’acompte ». Le délai de livraison doit commencer à partir du jour où toutes les conditions telles que la signature de la formule, les matériaux d'emballage, la confirmation du projet de conception et les documents nécessaires sont remplies, et où le traitement de la confirmation du retard de la marque, du retard spécial des matières premières, des modifications réglementaires et de la force majeure est répertorié.

La responsabilité en matière d'extension peut être graduée selon l'impact : notification des extensions mineures et des nouveaux projets, remédiation en cas de perte de fenêtres d'activité, droits de quittance, règlement matériel et paiement en cas d'extensions longues. La question de savoir si les dommages-intérêts sont applicables, plafonnés et la preuve de la perte doit être examinée par un avocat dans le contexte de la transaction.

8. Article 12 : Contrôle des modifications et substitution des matières premières

Toute modification apportée à la formule, au parfum, au numéro de couleur, au fournisseur de matières premières, à la structure des matériaux d'emballage, à l'impression, au site de production, aux processus ou aux normes d'inspection doit être soumise à une demande écrite, à une évaluation des risques, à l'approbation de la marque et à une mise à jour de la version. La « substitution de matières premières équivalentes » ne peut pas généraliser toutes les situations.

Les changements peuvent affecter la stabilité, les évaluations de sécurité, les documents de classement, l'étiquetage et les preuves des allégations. Le contrat doit expliquer quels changements nécessitent un rééchantillonnage, un nouveau test, une nouvelle notification ou un ajustement de la date de livraison, ainsi que les alternatives dont disposent les deux parties en cas de pénurie urgente de matériaux.

9. Article 13 : Réclamations, rappels et répartition des pertes

Les dispositions relatives aux plaintes et aux rappels doivent prévoir les personnes à contacter, les délais de réponse, le confinement des échantillons et des enregistrements, la traçabilité des lots, les méthodes d'enquête, les rapports réglementaires, la séparation des stocks, les communications avec les consommateurs et les actions correctives et préventives. Recherchez d’abord la cause, puis répartissez les coûts en fonction de la responsabilité. On ne peut pas supposer que toutes les plaintes seront supportées par une seule partie.

Différentes responsabilités peuvent découler de la conception des formules, de l’étiquetage de la marque, du stockage et du transport, des matières premières, des écarts de production, des défaillances des matériaux d’emballage et de la mauvaise utilisation des consommateurs. Les parties devraient également convenir d'une assurance responsabilité du fait des produits, d'exercices de rappel, de la conservation des données et de l'implication des personnes responsables locales dans les projets transfrontaliers.

10. Clauses 14 à 15 : Droits de propriété intellectuelle, résiliation et résolution des litiges

L'article 14 protège les marques, les modèles d'emballage, le matériel photographique, les recettes, les processus et les informations commerciales. Les usines ne sont pas autorisées à utiliser des échantillons et des commandes de marque comme exemples publics sans autorisation ; Les marques ne sont pas non plus autorisées à utiliser des marques, brevets ou modèles tiers non autorisés. Lorsqu'une réclamation pour contrefaçon survient, la notification, l'assistance et la responsabilité doivent être convenues.

L'article 15 traite de la fin de la coopération : comment régler les matériaux non produits, les travaux en cours, les matériaux restants, les moules, les documents, les données et le paiement final, si les obligations d'après-vente et de rappel se poursuivent, ainsi que la loi, la juridiction ou l'arbitrage applicable. Écrire clairement le mécanisme de sortie peut souvent réduire les risques plus que simplement écrire sur le début de la collaboration.

• 14 Marques, formules, dessins, brevets, présentations de cas et confidentialité
• 15 Résiliation du règlement, obligations continues, droit applicable et résolution des litiges

11. Méthode de vérification finale avant la signature du contrat

Mettez 15 éléments dans un tableau et remplissez chaque élément avec la personne responsable, les livrables, la date d'achèvement, la preuve d'acceptation et la gestion des exceptions. Tout endroit qui dit « selon les pratiques de l'industrie », « à négocier séparément par les deux parties » et « qualité qualifiée » sans attaches ni méthodes doit continuer à être spécifique.

Avant de signer, il sera examiné séparément par achats, produits, qualité, finances et affaires juridiques. L'équipe produit confirme les échantillons et les formules, l'équipe qualité confirme l'inspection et la traçabilité, la finance confirme les taxes et les nœuds de paiement, et les avocats examinent les ruptures de contrat, les droits de propriété intellectuelle, les rappels et la résolution des litiges.