มองหาเครื่องสำอางเป็นครั้งแรก OEM, จะตรวจสอบโรงงานจริงได้อย่างไร?

1. หลักฐาน 01: ชื่อของนิติบุคคลจะต้องครบถ้วนและสอดคล้องกัน

ขั้นแรกให้รับชื่อเต็มของบริษัท รหัสเครดิตทางสังคมแบบรวม ตัวแทนทางกฎหมายและสถานะการลงทะเบียนในใบอนุญาตประกอบธุรกิจ จากนั้นสอบถามระบบประชาสัมพันธ์ข้อมูลเครดิตองค์กรระดับชาติ อย่าเพิ่งค้นหาชื่อแบรนด์ ชื่อร้านค้า หรือชื่อภาษาอังกฤษ เนื่องจากชื่อเหล่านี้อาจแตกต่างจากเอนทิตีการผลิตโดยสิ้นเชิง

ใบเสนอราคา บัญชีการชำระเงิน หัวข้อสัญญา ส่วนหัวของใบแจ้งหนี้ ผู้ถือใบอนุญาตการผลิต และองค์กรการผลิตที่ได้รับมอบหมายบนฉลากผลิตภัณฑ์ควรจะสามารถอธิบายความสัมพันธ์ระหว่างกันได้ หากบริษัทขายทำสัญญาและมีโรงงานอื่นผลิต ความสัมพันธ์ระหว่างทั้งสองควรจะชัดเจนและผู้รับผิดชอบด้านการผลิต

2. หลักฐาน 02: การตรวจสอบคำต่อคำของที่อยู่การผลิตและที่อยู่ใบอนุญาต

"มาตรการในการกำกับดูแลและการบริหารการผลิตและการดำเนินงานเครื่องสำอาง" กำหนดว่าใบอนุญาตการผลิตจะต้องมีข้อมูล เช่น ชื่อบริษัท ถิ่นที่อยู่ ที่อยู่การผลิต รหัสเครดิตทางสังคมแบบรวม รายการใบอนุญาตการผลิต ระยะเวลาที่มีผล และหน่วยงานที่ออก แบรนด์ควรตรวจสอบว่าที่อยู่จริงที่เยี่ยมชมนั้นเป็นที่อยู่การผลิตที่ครอบคลุมโดยใบอนุญาตหรือไม่

ที่อยู่สำนักงานที่ใช้ร่วมกัน ที่อยู่โชว์รูม ที่อยู่คลังสินค้า และที่อยู่บริษัทการขายไม่ได้พิสูจน์โดยอัตโนมัติว่าการผลิตเกิดขึ้นที่สถานที่นั้น เมื่อดูโรงงานผ่านวิดีโอ จะต้องแสดงโลโก้สวนสาธารณะ เลขที่บ้าน ทางเข้าโรงงาน และอุปกรณ์สำคัญอย่างต่อเนื่อง และตรวจสอบกับที่อยู่สาธารณะ

3. หลักฐาน 03: โครงการใบอนุญาตต้องครอบคลุมผลิตภัณฑ์ที่วางแผนไว้

ใบอนุญาตการผลิตไม่ได้หมายความว่า "คุณสามารถทำทุกอย่างได้ด้วยใบอนุญาต" รายการที่ได้รับอนุญาตแบ่งออกเป็นหน่วยของเหลวทั่วไป หน่วยครีมและโลชั่น หน่วยผง หน่วยสเปรย์และตัวทำละลายอินทรีย์ หน่วยขี้ผึ้ง หน่วยยาสีฟัน หน่วยสบู่ และหน่วยอื่น ๆ ตามกระบวนการ สถานะผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป และการใช้งาน หมวดหมู่ผลิตภัณฑ์ดูแลผิวและดวงตาสำหรับเด็กยังมีเครื่องหมายพิเศษอีกด้วย

เมื่อทำครีมบำรุงผิวหน้า คุณต้องตรวจสอบใบอนุญาตที่เกี่ยวข้องสำหรับครีมและโลชั่น เมื่อทำลิปสติกคุณต้องใส่ใจกับฐานแว็กซ์ เมื่อทำผงคุณต้องใส่ใจกับหน่วยผง เมื่อทำน้ำหอม คุณต้องตรวจสอบกระบวนการและขอบเขตใบอนุญาตที่เกี่ยวข้อง เมื่อไม่สามารถครอบคลุมได้ แม้ว่าโรงงานจะสามารถผลิตตัวอย่างได้ ก็ไม่ควรไปที่สินค้าเทกองโดยตรง

4. หลักฐาน 04: ตรวจสอบระยะเวลาที่ถูกต้องของทั้งใบอนุญาตและใบรับรองระบบ

ใบอนุญาตผลิตเครื่องสำอางควรตรวจสอบเลขลำดับ ผู้ออกใบอนุญาต ระยะเวลาที่มีผลใช้ ที่อยู่ที่ผลิต และรายการที่ได้รับอนุญาต ISO 22716, ISO 9001 หรือใบรับรองระบบอื่นๆ จำเป็นต้องตรวจสอบหน่วยรับรอง หมายเลขใบรับรอง ขอบเขตการรับรอง ที่อยู่ไซต์ วันที่รับรองครั้งแรก สถานะปัจจุบัน และการกำกับดูแลและสถานะการตรวจสอบ

หน่วยงานรับรองและรับรองระบบแห่งชาติกำหนดให้หน่วยงานออกใบรับรองจัดเตรียมวิธีการตรวจสอบความถูกต้องของใบรับรองต่อสาธารณะ ไม่มีสถานะเรียลไทม์ของอิมเมจใบรับรอง การหมดอายุ การระงับ การเพิกถอน ที่อยู่ที่ไม่สอดคล้องกัน หรือขอบเขตไม่รวมถึงการผลิตเครื่องสำอางซึ่งอาจกระทบถึงอำนาจพิจารณาได้

5. หลักฐาน 05: รูปแบบของไซต์ตรงกับความเสี่ยงของผลิตภัณฑ์หรือไม่

การตรวจสอบโรงงานไม่เพียงแต่พิจารณาที่ "ความสะอาด" เท่านั้น แต่ยังสังเกตด้วยว่าการไหลเวียนของผู้คน การขนส่ง วัตถุดิบ ผลิตภัณฑ์กึ่งสำเร็จรูป ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป และผลิตภัณฑ์ที่ไม่ผ่านการรับรองนั้นมีความโดดเด่นหรือไม่ ไม่ว่าพื้นที่ชั่งน้ำหนัก การเตรียม การบรรจุ บรรจุภัณฑ์ และการตรวจสอบ ตรงกับประเภทผลิตภัณฑ์ และมีบันทึกการบำรุงรักษาสำหรับการฟอกอากาศและการบำบัดน้ำหรือไม่

แบรนด์ต่างๆ สามารถขอสุ่มชมพื้นที่การผลิตในแต่ละวัน แทนที่จะขอเพียงห้องตัวอย่างคงที่ หากมีความไม่สอดคล้องกันในอุปกรณ์ในสถานที่ ประเภทผลิตภัณฑ์ และความสามารถในการส่งเสริมการขาย คุณควรตรวจสอบต่อไปว่ามีการรับเหมาช่วงอยู่หรือไม่

6. หลักฐาน 06 ถึง 08: บุคลากร อุปกรณ์ และความสามารถในการตรวจสอบ

กฎระเบียบกำหนดให้บริษัทผู้ผลิตต้องมีบุคลากรด้านเทคนิค เจ้าหน้าที่ตรวจสอบ สิ่งอำนวยความสะดวกและอุปกรณ์ และระบบการจัดการคุณภาพและความปลอดภัยที่เหมาะสมกับความหลากหลายและปริมาณ ความรับผิดชอบในงานของผู้จัดการด้านคุณภาพและความปลอดภัย ผู้จัดการฝ่ายผลิต และเจ้าหน้าที่ตรวจสอบสามารถตรวจสอบได้ เช่นเดียวกับบันทึกการฝึกอบรมบุคลากรและการจัดการด้านสุขภาพ

รายการอุปกรณ์ควรสอดคล้องกับรูปแบบขนาดยาที่วางแผนไว้: ความจุของหม้ออิมัลซิไฟเออร์ตรงกับขนาดชุดหรือไม่ สายการบรรจุเหมาะสมกับความหนืดและวัสดุบรรจุภัณฑ์หรือไม่ และการบรรจุน้ำหอมตรงตามเงื่อนไขที่เกี่ยวข้องหรือไม่ ห้องปฏิบัติการควรสามารถอธิบายได้ว่าการตรวจสอบวัตถุดิบ ผลิตภัณฑ์กึ่งสำเร็จรูป และผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปรายการใดเป็นการตรวจสอบด้วยตนเอง รายการใดได้รับมอบหมายจากภายนอก และวิธีจัดการสถาบันจากภายนอก

• บุคลากร: ตำแหน่ง คุณสมบัติ การฝึกอบรม และการเตรียมการทดแทน
• อุปกรณ์: การกำหนดหมายเลข ความจุ การทำความสะอาด การสอบเทียบ และการบำรุงรักษา
• การตรวจสอบ: รายการ วิธีการ เครื่องมือ มาตรฐาน และข้อตกลงการว่าจ้างบุคคลภายนอก

7. หลักฐาน 09: สุ่มเลือกชุดผลิตภัณฑ์เพื่อดูห่วงโซ่การตรวจสอบย้อนกลับ

ให้โรงงานสุ่มเลือกแบทช์ที่เสร็จสมบูรณ์และสาธิตการตรวจสอบย้อนกลับตั้งแต่หมายเลขแบทช์ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปไปจนถึงเวอร์ชันสูตร หมายเลขแบทช์วัตถุดิบ บันทึกการชั่งน้ำหนัก บันทึกการผลิต การตรวจสอบผลิตภัณฑ์กึ่งสำเร็จรูป การบรรจุและบรรจุภัณฑ์ การตรวจสอบและปล่อยผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป การแสดงแบบฟอร์มเปล่าไม่ได้หมายความว่าระบบกำลังทำงานอยู่

นอกจากนี้ ยังจำเป็นต้องติดตามย้อนกลับ: จากชุดวัตถุดิบหลัก ไม่ว่าเราสามารถค้นหาชุดผลิตภัณฑ์ที่ใช้วัตถุดิบนั้นได้หรือไม่ และที่อยู่ของสินค้าคงคลัง การตรวจสอบย้อนกลับของการปฏิบัติงานจริงมักจะทำให้ห่วงโซ่สมบูรณ์ภายในเวลาที่เหมาะสม

8. หลักฐานที่ 10: ตัวอย่าง สูตร และการจัดการเวอร์ชัน

ตรวจสอบว่าตัวอย่างมีหมายเลขซีเรียล วันที่ เวอร์ชันสูตร บันทึกการปรับปรุง และตัวอย่างที่เก็บไว้หรือไม่ ไม่ว่าลายเซ็นตัวอย่างสุดท้ายจะเกี่ยวข้องกับสูตรการผลิตจำนวนมากหรือไม่ ไม่ว่าการเปลี่ยนวัตถุดิบ การเปลี่ยนแปลงเวอร์ชันของรสชาติ และการเปลี่ยนแปลงวัสดุบรรจุภัณฑ์จะต้องได้รับการอนุมัติจากแบรนด์หรือไม่

หากพนักงานขายนำตัวอย่างเข้ามาจากแหล่งที่ไม่รู้จัก บันทึกการวิจัยและพัฒนาและห่วงโซ่เวอร์ชันจะเสียหาย และเป็นการยากที่จะรับรองความสม่ำเสมอของการผลิตจำนวนมาก

9. หลักฐานที่ 11: กรณีของลูกค้าจะต้องแสดงการอนุญาต

ภาพถ่ายของผลิตภัณฑ์ชื่อดัง รายชื่อลูกค้าที่มีชื่อเสียง และจำนวนประเทศผู้ส่งออก ล้วนเป็นเบาะแสทางการตลาด ไม่ใช่หลักฐานโดยตรง ขอให้โรงงานอธิบายสิทธิ์ในการแสดง และจัดเตรียมหน้าสัญญา ข้อมูลการสั่งซื้อ บันทึกการจัดส่ง หรือข้อมูลติดต่อที่ลูกค้าตรวจสอบได้ หากจำเป็น

อย่าขอให้เปิดเผยสูตรและความลับทางการค้าของลูกค้ารายอื่น โรงงานที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดจะจัดเตรียมใบรับรองการลดความไวสำหรับรูปแบบยา ขนาดชุด กระบวนการ และความสามารถในการจัดส่ง ในขณะเดียวกันก็ปกป้องข้อมูลลูกค้าด้วย

10. หลักฐานที่ 12: สัญญา การเรียกเก็บเงิน และใบแจ้งหนี้แบบปิด

หน่วยงานตามสัญญาขั้นสุดท้าย หน่วยงานการชำระเงิน และหน่วยงานที่ออกใบแจ้งหนี้ควรมีความสอดคล้องกัน หรือให้ความสัมพันธ์แบบกลุ่มที่สมเหตุสมผล การอนุญาต และข้อตกลงไตรภาคี การจ่ายเงินให้กับบัญชีส่วนบุคคลหรือธุรกิจที่ไม่เกี่ยวข้องกับสัญญาอาจเพิ่มการเรียกร้องคุณภาพและข้อโต้แย้งในการจัดส่งได้

เอกสารแนบสัญญาควรระบุข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ เวอร์ชันสูตร รายการวัสดุบรรจุภัณฑ์ มาตรฐานการตรวจสอบ วันที่จัดส่ง การสูญหาย วัสดุคงเหลือ และการจัดการข้อยกเว้น วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบโรงงานไม่ใช่เพื่อถ่ายรูป แต่เพื่อยืนยันว่าอีกฝ่ายสามารถดำเนินการตามสัญญาต่อไปได้

11. วิธีรวมการตรวจสอบโรงงานระยะไกลและการตรวจสอบโรงงานที่ไซต์งานเข้าด้วยกัน

สำหรับการคัดกรองครั้งแรก การสอบถามข้อมูลสาธารณะ การตรวจสอบใบอนุญาต การเชื่อมต่อวิดีโอ การทดสอบตัวอย่าง และการตรวจสอบรายการเอกสารสามารถทำได้ก่อน การตรวจสอบนอกสถานที่สามารถทำได้ก่อนเข้าสู่แม่พิมพ์ สูตรพิเศษ หรือคำสั่งซื้อจำนวนมาก การตรวจสอบจากระยะไกลเหมาะสำหรับการยกเว้นซัพพลายเออร์ที่มีความไม่ตรงกันอย่างเห็นได้ชัด และไม่สามารถทดแทนการตรวจสอบสายการผลิตและบันทึกสำคัญได้ที่ไซต์งานได้อย่างสมบูรณ์

ขอแนะนำให้จัดทำบันทึกการตรวจสอบลงวันที่ โดยจำแนกปัญหาออกเป็น 3 ประเภท คือ ต้องปิด สามารถปรับปรุงได้ภายในระยะเวลาที่กำหนด และสำหรับการสังเกตเท่านั้น และเก็บหลักฐานการแก้ไข