Pour juger d’une véritable usine, il ne suffit pas de regarder la salle de diffusion en direct, la brochure ou la vidéo d’un atelier. La méthode la plus fiable consiste à établir une chaîne de preuves : l'entité commerciale peut être interrogée, l'adresse de production peut être mise en correspondance, le projet sous licence couvre la catégorie prévue, le certificat peut être vérifié, le site est cohérent avec les documents et les échantillons et les enregistrements de lots peuvent être retracés. N’importe quel élément de preuve peut être emprunté, et un jugement ne peut être porté que si plusieurs éléments d’information sont cohérents les uns avec les autres.
1. Preuve 01 : Le nom de l'entité de l'entreprise doit être complet et cohérent
Obtenez d'abord le nom complet de l'entreprise, le code de crédit social unifié, le représentant légal et le statut d'enregistrement sur la licence commerciale, puis interrogez le système national d'information sur le crédit des entreprises. Ne recherchez pas uniquement le nom de la marque, le nom du magasin ou le nom anglais, car ces noms peuvent être complètement différents de l'entité de production.
Le devis, le compte de paiement, l'objet du contrat, l'en-tête de la facture, le titulaire de la licence de production et l'entreprise de production confiée figurant sur l'étiquette du produit doivent être en mesure d'expliquer la relation entre eux. Si la société de vente conclut un contrat et qu'une autre usine produit, la relation entre les deux doit être claire et la responsabilité de la fabrication doit être déterminée.
2. Preuve 02 : Vérification textuelle de l'adresse de production et de l'adresse de licence
Les « Mesures de supervision et d'administration de la production et des opérations cosmétiques » stipulent que la licence de production doit contenir des informations telles que le nom de l'entreprise, la résidence, l'adresse de production, le code de crédit social unifié, les éléments de la licence de production, la période de validité et l'autorité de délivrance. Les marques doivent vérifier si l'adresse réellement visitée est une adresse de production couverte par la licence.
Les adresses partagées des bureaux, des salles d'exposition, des entrepôts et des sociétés de vente ne prouvent pas automatiquement que la production a lieu à cet endroit. Lors de la visualisation de l'usine par vidéo, il est nécessaire d'afficher en permanence le logo du parc, le numéro de la maison, l'entrée de l'atelier et l'équipement clé, ainsi qu'une vérification croisée avec l'adresse publique.
3. Preuve 03 : Les projets de licence doivent couvrir les produits prévus
Une licence de production ne signifie pas « vous pouvez tout faire avec une licence ». Les articles sous licence sont divisés en unités liquides générales, unités de crème et de lotion, unités de poudre, unités d'aérosols et de solvants organiques, unités à base de cire, unités de dentifrice, unités à base de savon et autres unités basées sur le processus, le statut du produit fini et son utilisation ; les catégories de soins de la peau et des yeux pour enfants impliquent également des marquages spéciaux.
Lorsque vous fabriquez des crèmes pour le visage, vous devez vérifier les licences pertinentes pour les crèmes et lotions ; lorsque vous fabriquez des rouges à lèvres, vous devez faire attention à la base de cire ; lors de la fabrication de poudres, vous devez faire attention à l'unité de poudre ; lors de la fabrication de parfums, vous devez vérifier les processus correspondants et les étendues de licence. Lorsqu'il ne peut pas être couvert, même si l'usine peut prélever des échantillons, il ne doit pas être directement destiné aux marchandises en vrac.
4. Preuve 04 : Vérifiez la période de validité de la licence et du certificat système.
La licence de production de cosmétiques doit vérifier le numéro de série, l'autorité émettrice, la période de validité, l'adresse de production et les articles sous licence.ISO 22716, ISO 9001 ou d'autres certificats de système, il est nécessaire de vérifier l'organisme de certification, le numéro de certificat, la portée de la certification, l'adresse du site, la première date de certification, le statut actuel ainsi que le statut de supervision et d'audit.
L'Administration nationale de certification et d'accréditation exige que les agences de certification fournissent au public une méthode permettant de vérifier la validité des certificats. Il n'y a pas de statut en temps réel de l'image du certificat. Expiration, suspension, révocation, adresse incohérente ou le champ d'application n'inclut pas la production cosmétique, ce qui peut affecter son pouvoir probant.
5. Preuve 05 : Si la présentation du site correspond aux risques du produit
Les inspections d'usine ne portent pas seulement sur la « propreté », mais vérifient également si les flux de personnes, la logistique, les matières premières, les produits semi-finis, les produits finis et les produits non qualifiés sont distingués, si les zones de pesage, de préparation, de remplissage, d'emballage et d'inspection correspondent au type de produit et s'il existe des registres de maintenance pour la purification de l'air et le traitement de l'eau.
Les marques peuvent demander des visites aléatoires des zones de production pour la journée, plutôt que simplement une salle d'échantillons fixe. S'il existe des incohérences dans l'équipement sur site, le type de produit et les capacités promotionnelles, vous devez continuer à vérifier s'il existe une sous-traitance.
6. Preuves 06 à 08 : personnel, équipement et capacités d'inspection
La réglementation exige que les entreprises de production disposent d'un personnel technique, d'un personnel d'inspection, d'installations et d'équipements ainsi que de systèmes de gestion de la qualité et de la sécurité adaptés à la variété et à la quantité. Les responsabilités professionnelles du responsable qualité et sécurité, du directeur de production et du personnel d'inspection peuvent être vérifiées, ainsi que les dossiers de formation du personnel et de gestion de la santé.
La liste des équipements doit correspondre à la forme galénique prévue : si la capacité du pot d'émulsification correspond à la taille du lot, si la ligne de remplissage est adaptée à la viscosité et aux matériaux d'emballage et si le remplissage du parfum répond aux conditions correspondantes. Le laboratoire doit être en mesure d'expliquer quelles inspections des matières premières, des produits semi-finis et des produits finis sont auto-inspectées, lesquelles sont externalisées et comment les institutions externalisées sont gérées.
- Personnel : postes, qualifications, formation et modalités de remplacement
- Équipements : Numérotation, Capacité, Nettoyage, Calibrage et Maintenance
- Inspection : éléments, méthodes, instruments, normes et accords d'externalisation
7. Preuve 09 : Sélectionnez aléatoirement un lot de produits pour voir la chaîne de traçabilité
Laissez l'usine sélectionner au hasard un lot terminé et démontrer la traçabilité depuis le numéro de lot du produit fini jusqu'à la version de la formule, le numéro de lot de la matière première, le dossier de pesée, le dossier de production, l'inspection du produit semi-fini, le remplissage et l'emballage, l'inspection et la libération du produit fini. Le simple fait d’afficher un formulaire vierge ne signifie pas que le système fonctionne.
Il faut également remonter : à partir d'un lot de matières premières clés, si l'on peut retrouver les lots de produits qui l'utilisent et où se trouve l'inventaire. La traçabilité des opérations réelles permet généralement d'obtenir une chaîne complète dans un délai raisonnable.
8. Preuve 10 : Échantillons, recettes et gestion des versions
Vérifiez si l'échantillon comporte un numéro de série, une date, une version de formule, un enregistrement d'ajustement et un échantillon conservé. Si la signature finale de l'échantillon est liée à la formule de production de masse, si la substitution des matières premières, les modifications des versions d'arômes et les modifications des matériaux d'emballage nécessitent l'approbation de la marque.
Si des échantillons sont apportés par le personnel commercial provenant de sources inconnues, la chaîne d'enregistrement de R&D et de version sera rompue et il sera difficile d'assurer la cohérence de la production de masse.
9. Preuve 11 : Les cas clients doivent avoir une autorisation d'affichage
Les photos de produits de renom, les listes de clients connus et le nombre de pays exportateurs sont autant d’indices marketing et non de preuves directes. Demandez à l'usine d'expliquer les autorisations d'affichage et fournissez des pages de contrat désensibilisées, des informations sur les commandes, des enregistrements de livraison ou des contacts vérifiables par le client si nécessaire.
Ne demandez pas de révéler les formules et les secrets commerciaux des autres clients. Les usines conformes fourniront des certificats de désensibilisation pour les formes posologiques, la taille des lots, les processus et les capacités de livraison tout en protégeant les informations des clients.
10. Preuve 12 : Boucle fermée du contrat, de l'encaissement et de la facture
L'entité contractuelle finale, l'entité de paiement et l'entité de facturation doivent être cohérentes ou prévoir des relations de groupe, des autorisations et des accords tripartites raisonnables. Les paiements sur des comptes personnels ou des entreprises sans rapport avec le contrat peuvent augmenter les réclamations relatives à la qualité et les litiges de livraison.
La pièce jointe du contrat doit énumérer les spécifications du produit, la version de la formule, la liste des matériaux d'emballage, les normes d'inspection, la date de livraison, la perte, les matériaux restants et la gestion des exceptions. Le but de l'inspection d'usine n'est pas de prendre des photos, mais de confirmer que l'autre partie peut continuer à exécuter conformément au contrat.
11. Comment combiner l'inspection d'usine à distance et l'inspection d'usine sur site
Pour la première sélection, l'enquête d'information publique, la vérification de la licence, la connexion vidéo, les tests d'échantillons et l'examen de la liste de documents peuvent être effectués en premier ; un examen sur site peut être effectué avant d'entrer dans les moules, les formules exclusives ou les commandes importantes. Les audits à distance permettent d'exclure les fournisseurs présentant des disparités évidentes et ne peuvent pas remplacer complètement la vérification sur site des lignes de production et des enregistrements clés.
Il est recommandé de constituer un dossier d'audit daté, de classer les problèmes en trois catégories : doivent être clôturés, peuvent être améliorés dans un délai limité, et uniquement à des fins d'observation, et conserver les preuves de rectification.
FAQ
Avoir une licence de production de cosmétiques signifie-t-il que c'est une bonne usine ?
Une licence constitue la base d'une production légale et ne signifie pas que le prix, la R&D, la stabilité de la qualité et les capacités de livraison sont conformes à votre projet.
Le fait de voir de nombreux produits dans le hall d'exposition peut-il prouver qu'ils sont fabriqués par vous-même ?
Non. Le jugement doit être basé sur la portée de la licence, les enregistrements de lots, le site de production, les échantillons conservés et les preuves de livraison.
Que dois-je faire si l’usine n’est pas disposée à fournir un contrat client complet ?
La preuve de désensibilisation est acceptable mais doit démontrer la véritable forme posologique, la taille du lot et les capacités de livraison tout en protégeant les secrets commerciaux des tiers.
Quelle est la chose la plus importante à examiner lors d’une inspection vidéo d’usine ?
Affichez en continu l'adresse, l'atelier, l'équipement, l'état de production du jour et les enregistrements aléatoires pour éviter de simplement regarder la vidéo promotionnelle éditée.
Comment vérifier l'état du certificat de certification ?
La priorité est donnée à l'utilisation du portail d'enquête publique de l'agence émettrice et à la vérification des informations pertinentes, de la portée, de l'adresse et du statut de validité de l'Administration nationale de certification et d'accréditation.
Informations faisant autorité et références académiques
- [1] Système national d'information et de publicité sur le crédit aux entreprises
- [2] « Mesures de surveillance et d'administration de la production et des opérations de cosmétiques » de l'Administration d'État pour la régulation du marché
- [3] Annonce de « Bonnes pratiques de fabrication pour les cosmétiques » publiée par la State Food and Drug Administration
- [4] Fenêtre de service gouvernemental et portail d'enquête de la State Food and Drug Administration
- [5] Administration nationale de certification et d'accréditation : normalisation des activités de certification des systèmes de gestion et exigences en matière d'enquête sur la validité des certificats
- [6]ISO 22716:2007 Cosmétiques — Bonnes Pratiques de Fabrication
- [7] « Règlement sur la surveillance et l'administration des cosmétiques » du Conseil d'État
Remarque : cet article concerne les cosmétiques OEM La planification du projet et les informations générales ne constituent pas un avis médical, un avis juridique ou une approbation d'une installation. Les réglementations, licences, certifications et règles de plate-forme seront mises à jour et devraient être examinées par les agences de réglementation, les agences de licences et les entités responsables du marché cible avant une coopération formelle ou une cotation. Les exemples de cet article sont utilisés pour expliquer les méthodes de projet et ne représentent pas des devis fixes, fixes MOQ ou date de livraison fixe.