Lần đầu tiên tìm kiếm mỹ phẩm OEM, làm thế nào để xác minh nhà máy thực sự?

1. Bằng chứng 01: Tên doanh nghiệp phải đầy đủ và thống nhất

Đầu tiên lấy tên đầy đủ của công ty, mã tín dụng xã hội thống nhất, người đại diện theo pháp luật và tình trạng đăng ký trên giấy phép kinh doanh, sau đó truy vấn hệ thống công khai thông tin tín dụng doanh nghiệp quốc gia. Đừng chỉ tìm kiếm tên thương hiệu, tên cửa hàng hoặc tên tiếng Anh vì những tên này có thể khác hoàn toàn với đơn vị sản xuất.

Báo giá, tài khoản thanh toán, đối tượng hợp đồng, tiêu đề hóa đơn, chủ giấy phép sản xuất và doanh nghiệp ủy thác sản xuất trên nhãn sản phẩm phải giải thích được mối quan hệ giữa nhau. Nếu công ty bán hàng ký hợp đồng và một nhà máy khác sản xuất thì mối quan hệ giữa hai bên phải rõ ràng và ai chịu trách nhiệm sản xuất.

2. Bằng chứng 02: Xác minh nguyên văn địa chỉ sản xuất và địa chỉ giấy phép

"Các biện pháp giám sát và quản lý sản xuất và vận hành mỹ phẩm" quy định rằng giấy phép sản xuất phải chứa các thông tin như tên công ty, nơi cư trú, địa chỉ sản xuất, mã tín dụng xã hội thống nhất, mục giấy phép sản xuất, thời hạn hiệu lực và cơ quan cấp. Các thương hiệu nên kiểm tra xem địa chỉ thực tế đã ghé thăm có phải là địa chỉ sản xuất được cấp phép hay không.

Địa chỉ văn phòng chia sẻ, địa chỉ showroom, địa chỉ kho hàng và địa chỉ công ty bán hàng không tự động chứng minh rằng hoạt động sản xuất diễn ra tại địa điểm đó. Khi xem nhà máy qua video, phải liên tục hiển thị logo công viên, số nhà, lối vào xưởng và các thiết bị chính, đồng thời kiểm tra chéo với địa chỉ công cộng.

3. Bằng chứng 03: Dự án cấp phép phải bao gồm sản phẩm quy hoạch

Giấy phép sản xuất không có nghĩa là "bạn có thể làm mọi thứ với giấy phép". Các mặt hàng được cấp phép được chia thành các đơn vị chất lỏng thông thường, đơn vị kem và kem dưỡng da, đơn vị bột, đơn vị bình xịt và dung môi hữu cơ, đơn vị gốc sáp, đơn vị kem đánh răng, đơn vị xà phòng và các đơn vị khác dựa trên quy trình, tình trạng thành phẩm và cách sử dụng; Các hạng mục chăm sóc da và chăm sóc mắt dành cho trẻ em cũng có những dấu hiệu đặc biệt.

Khi làm kem dưỡng da mặt, bạn cần kiểm tra các giấy phép liên quan đối với kem và sữa dưỡng; khi làm son cần chú ý đến lớp nền sáp; khi làm bột cần chú ý đến bộ phận bột; khi làm nước hoa, bạn cần kiểm tra các quy trình và phạm vi giấy phép tương ứng. Khi không thể che chắn được thì dù nhà máy có làm mẫu cũng không nên đi thẳng vào hàng rời.

4. Bằng chứng 04: Kiểm tra thời hạn hiệu lực của cả giấy phép và chứng chỉ hệ thống.

Giấy phép sản xuất mỹ phẩm cần kiểm tra số serial, cơ quan cấp phép, thời hạn hiệu lực, địa chỉ sản xuất và mặt hàng được cấp phép.ISO 22716, ISO 9001 hoặc các chứng chỉ hệ thống khác, cần kiểm tra tổ chức chứng nhận, số chứng chỉ, phạm vi chứng nhận, địa chỉ địa điểm, ngày chứng nhận đầu tiên, tình trạng hiện tại và tình trạng giám sát, đánh giá.

Cơ quan Chứng nhận và Chứng nhận Quốc gia yêu cầu các cơ quan chứng nhận cung cấp cho công chúng phương pháp kiểm tra tính hợp lệ của chứng chỉ. Không có trạng thái thời gian thực của hình ảnh chứng chỉ. Hết hạn, đình chỉ, thu hồi, địa chỉ không nhất quán hoặc phạm vi không bao gồm sản xuất mỹ phẩm, điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng chứng minh của nó.

5. Bằng chứng 05: Bố cục cơ sở có phù hợp với rủi ro sản phẩm hay không

Kiểm tra nhà máy không chỉ xem xét "sự sạch sẽ" mà còn quan sát xem liệu dòng người, hậu cần, nguyên liệu thô, bán thành phẩm, thành phẩm và sản phẩm không đủ tiêu chuẩn có được phân biệt hay không, liệu các khu vực cân, chuẩn bị, chiết rót, đóng gói và kiểm tra có khớp với loại sản phẩm hay không và liệu có hồ sơ bảo trì để lọc không khí và xử lý nước hay không.

Thương hiệu có thể yêu cầu xem ngẫu nhiên các khu vực sản xuất trong ngày thay vì chỉ xem phòng mẫu cố định. Nếu có sự không nhất quán về thiết bị tại chỗ, loại sản phẩm và khả năng quảng cáo, bạn nên tiếp tục kiểm tra xem có tồn tại hợp đồng phụ hay không.

6. Bằng chứng từ 06 đến 08: nhân sự, trang thiết bị và năng lực kiểm tra

Quy định yêu cầu các công ty sản xuất phải có nhân viên kỹ thuật, nhân viên kiểm tra, cơ sở vật chất, trang thiết bị và hệ thống quản lý chất lượng, an toàn phù hợp về chủng loại, số lượng. Trách nhiệm công việc của người quản lý chất lượng và an toàn, người quản lý sản xuất và nhân viên kiểm tra có thể được xác minh, cũng như hồ sơ quản lý sức khỏe và đào tạo nhân sự.

Danh sách thiết bị phải tương ứng với dạng bào chế đã định: dung tích của nồi nhũ hóa có phù hợp với cỡ lô hay không, dây chuyền chiết rót có phù hợp với độ nhớt và vật liệu đóng gói hay không và liệu chiết rót nước hoa có đáp ứng các điều kiện tương ứng hay không. Phòng thí nghiệm phải có khả năng giải thích hoạt động kiểm tra nguyên liệu thô, bán thành phẩm và thành phẩm nào là tự kiểm tra, hoạt động nào được thuê ngoài và cách quản lý các tổ chức thuê ngoài.

• Nhân sự: vị trí, trình độ, đào tạo và sắp xếp thay thế
• Thiết bị: Đánh số, Công suất, Vệ sinh, Hiệu chuẩn và Bảo trì
• Kiểm tra: hạng mục, phương pháp, dụng cụ, tiêu chuẩn và thỏa thuận gia công

7. Bằng chứng 09: Chọn ngẫu nhiên một lô sản phẩm để xem chuỗi truy xuất nguồn gốc

Hãy để nhà máy chọn ngẫu nhiên một lô hoàn chỉnh và chứng minh khả năng truy xuất nguồn gốc từ số lô thành phẩm đến phiên bản công thức, số lô nguyên liệu thô, hồ sơ cân, hồ sơ sản xuất, kiểm tra bán thành phẩm, chiết rót và đóng gói, kiểm tra và xuất xưởng thành phẩm. Chỉ hiển thị một biểu mẫu trống không có nghĩa là hệ thống đang chạy.

Cũng cần phải truy ngược: từ một lô nguyên liệu thô chính, liệu chúng ta có tìm được lô sản phẩm sử dụng nguyên liệu đó hay không và tung tích của hàng tồn kho. Khả năng truy xuất nguồn gốc của các hoạt động thực tế thường có thể mang lại một chuỗi hoàn chỉnh trong một khoảng thời gian hợp lý.

8. Bằng chứng 10: Mẫu, công thức và quản lý phiên bản

Kiểm tra xem mẫu có số sê-ri, ngày tháng, phiên bản công thức, bản ghi điều chỉnh và mẫu được giữ lại hay không. Liệu chữ ký mẫu cuối cùng có liên quan đến công thức sản xuất hàng loạt hay không, việc thay thế nguyên liệu thô, thay đổi phiên bản hương vị và thay đổi vật liệu đóng gói có cần sự phê duyệt của thương hiệu hay không.

Nếu các mẫu được nhân viên bán hàng mang đến từ các nguồn không xác định, chuỗi hồ sơ R&D và phiên bản sẽ bị phá vỡ, khó đảm bảo tính nhất quán trong sản xuất hàng loạt.

9. Bằng chứng 11: Trường hợp khách hàng phải có giấy ủy quyền trưng bày

Hình ảnh các sản phẩm tên tuổi, danh sách khách hàng nổi tiếng và số lượng nước xuất khẩu đều là manh mối tiếp thị chứ không phải bằng chứng trực tiếp. Yêu cầu nhà máy giải thích quyền hiển thị và cung cấp các trang hợp đồng không nhạy cảm, thông tin đặt hàng, hồ sơ giao hàng hoặc thông tin liên hệ có thể xác minh của khách hàng nếu cần.

Đừng yêu cầu tiết lộ công thức và bí mật kinh doanh của khách hàng khác. Các nhà máy tuân thủ sẽ cung cấp giấy chứng nhận giải mẫn cảm cho dạng bào chế, cỡ lô, quy trình và khả năng phân phối đồng thời bảo vệ thông tin khách hàng.

10. Bằng chứng 12: Hợp đồng khép kín, thu nợ và xuất hóa đơn

Thực thể hợp đồng cuối cùng, thực thể thanh toán và thực thể lập hóa đơn phải nhất quán hoặc cung cấp các mối quan hệ nhóm, ủy quyền và thỏa thuận ba bên hợp lý. Các khoản thanh toán vào tài khoản cá nhân hoặc doanh nghiệp không liên quan đến hợp đồng có thể làm tăng các khiếu nại về chất lượng và tranh chấp giao hàng.

Tệp đính kèm hợp đồng phải liệt kê các thông số kỹ thuật của sản phẩm, phiên bản công thức, danh sách nguyên liệu đóng gói, tiêu chuẩn kiểm tra, ngày giao hàng, tổn thất, nguyên liệu còn lại và xử lý ngoại lệ. Mục đích của việc kiểm tra nhà máy không phải để chụp ảnh mà là để xác nhận bên kia có thể tiếp tục thực hiện theo hợp đồng hay không.

11. Cách kết hợp kiểm tra nhà máy từ xa và kiểm tra nhà máy tại chỗ

Đối với lần sàng lọc đầu tiên, việc điều tra thông tin công khai, xác minh giấy phép, kết nối video, kiểm tra mẫu và xem xét danh sách tài liệu có thể được hoàn thành trước; việc xem xét tại chỗ có thể được thực hiện trước khi nhập khuôn, công thức độc quyền hoặc đơn đặt hàng lớn. Đánh giá từ xa phù hợp để loại trừ các nhà cung cấp có sự không phù hợp rõ ràng và không thể thay thế hoàn toàn việc xác minh tại chỗ các dây chuyền và hồ sơ sản xuất chính.

Nên lập hồ sơ kiểm toán ghi ngày tháng, phân loại các vấn đề thành ba loại: phải đóng, có thể cải thiện trong một thời hạn và chỉ để quan sát và lưu giữ bằng chứng khắc phục.