מחפשת קוסמטיקה בפעם הראשונה OEM, איך לאמת את המפעל האמיתי?

1. עדות 01: שם הישות הארגונית חייב להיות מלא ועקבי

תחילה קבל את השם המלא של החברה, קוד אשראי חברתי מאוחד, נציג משפטי וסטטוס רישום ברישיון העסק, ולאחר מכן בצע שאילתה במערכת הפרסום הלאומית של פרטי האשראי הארגוניים. אל תחפש רק את שם המותג, שם החנות או השם באנגלית, מכיוון ששמות אלו עשויים להיות שונים לחלוטין מיישות הייצור.

הצעת המחיר, חשבון התשלום, נושא החוזה, כותרת החשבונית, בעל רישיון הייצור ומפעל הייצור המופקד על תווית המוצר צריכים להיות מסוגלים להסביר את הקשר ביניהם. אם חברת המכירות מתקשרת ומפעל אחר מייצר, הקשר בין השניים צריך להיות ברור ומי נושא באחריות הייצור.

2. עדות 02: אימות מילולי של כתובת הייצור וכתובת הרישיון

ב"אמצעים לפיקוח וניהול ייצור ותפעול תמרוקים" נקבע כי רישיון הייצור יכיל מידע כגון שם החברה, מקום מגורים, כתובת הייצור, קוד אשראי חברתי אחיד, פריטי רישיון ייצור, תקופת תוקף ורשות המנפיקה. מותגים צריכים לבדוק אם הכתובת שבה ביקר בפועל היא כתובת ייצור המכוסה ברישיון.

כתובות משרדים משותפים, כתובות אולמות תצוגה, כתובות מחסנים וכתובות של חברות מכירות אינן מוכיחות אוטומטית שהייצור מתרחש במיקום זה. בצפייה במפעל באמצעות וידאו, נדרש להציג באופן רציף את לוגו הפארק, מספר בית, כניסה לבית המלאכה וציוד מפתח, ולהצליב עם כתובת הציבור.

3. עדות 03: פרויקטי רישיון חייבים לכסות מוצרים מתוכננים

רישיון ייצור לא אומר "אפשר לעשות הכל עם רישיון". הפריטים המורשים מחולקים ליחידות נוזל כלליות, יחידות קרם ותחליב, יחידות אבקה, יחידות אירוסול וממסים אורגניים, יחידות על בסיס שעווה, יחידות משחת שיניים, יחידות על בסיס סבון ויחידות אחרות על בסיס תהליך, מצב המוצר המוגמר והשימוש בו; קטגוריות טיפוח העור וטיפוח העיניים לילדים כוללות גם סימונים מיוחדים.

בעת הכנת קרמי פנים, עליך לבדוק את הרישיונות הרלוונטיים לקרמים וקרמים; בעת הכנת שפתונים, אתה צריך לשים לב לבסיס השעווה; בעת הכנת אבקות, אתה צריך לשים לב ליחידת האבקה; בעת הכנת בשמים, עליך לבדוק את התהליכים המתאימים ואת היקף הרישיון. כאשר לא ניתן לכסות אותו, גם אם המפעל יכול לעשות דגימות, זה לא צריך ללכת ישירות למוצרים בתפזורת.

4. עדות 04: בדקו את תקופת התוקף של הרישיון וגם של תעודת המערכת.

רישיון ייצור הקוסמטיקה צריך לבדוק את המספר הסידורי, הרשות המנפיקה, תקופת התוקף, כתובת הייצור והפריטים המורשים.ISO 22716, ISO 9001 או תעודות מערכת אחרות, יש צורך לבדוק את גוף ההסמכה, מספר התעודה, היקף ההסמכה, כתובת האתר, תאריך ההסמכה הראשון, המצב הנוכחי ומצב הפיקוח והביקורת.

מינהלת ההסמכה וההסמכה הלאומית מחייבת את סוכנויות ההסמכה לספק לציבור שיטה לבדיקת תקפות התעודות. אין מצב בזמן אמת של תמונת התעודה. תפוגה, השעיה, ביטול, כתובת לא עקבית או ההיקף אינו כולל ייצור מוצרי קוסמטיקה, מה שעלול להשפיע על כוחו ההוכחתי.

5. עדות 05: האם פריסת האתר תואמת את סיכוני המוצר

בדיקות המפעל לא מסתכלות רק על "ניקיון", אלא גם בודקות האם זרימת אנשים, לוגיסטיקה, חומרי גלם, מוצרים מוגמרים למחצה, מוצרים מוגמרים ומוצרים לא מתאימים, האם אזורי השקילה, ההכנה, המילוי, האריזה והבדיקה תואמים לסוג המוצר, והאם יש רישומי תחזוקה לטיהור אוויר וטיפול במים.

מותגים יכולים לבקש צפייה אקראית של אזורי ייצור במשך היום, במקום רק חדר מדגם קבוע. אם יש חוסר עקביות בציוד באתר, בסוג המוצר וביכולות הקידום, עליך להמשיך ולבדוק האם קיים קבלנות משנה.

6. ראיות 06 עד 08: כוח אדם, ציוד ויכולות בדיקה

התקנות מחייבות חברות הייצור להחזיק בכוח אדם טכני, אנשי בדיקה, מתקנים וציוד ומערכות ניהול איכות ובטיחות המתאימות למגוון ולכמות. ניתן לאמת את אחריות התפקיד של מנהל האיכות והבטיחות, מנהל הייצור ואנשי הפיקוח, כמו גם רישומי הדרכת כוח אדם וניהול בריאות.

רשימת הציוד צריכה להתאים לצורת המינון המתוכננת: האם קיבולת סיר האמולסיפיקציה תואמת את גודל האצווה, האם קו המילוי מתאים לצמיגות וחומרי האריזה והאם מילוי הבושם עומד בתנאים המתאימים. המעבדה אמורה להיות מסוגלת להסביר אילו בדיקות של חומרי גלם, מוצרים מוגמרים למחצה ומוצרים מוגמרים נבדקות בעצמה, אילו בדיקות במיקור חוץ וכיצד מנוהלים מוסדות במיקור חוץ.

• כוח אדם: תפקידים, כישורים, הכשרה והסדרי החלפה
• ציוד: מספור, קיבולת, ניקוי, כיול ותחזוקה
• בדיקה: פריטים, שיטות, מכשירים, תקנים והסכמי מיקור חוץ

7. עדות 09: בחר באקראי אצווה של מוצרים כדי לראות את שרשרת העקיבות

תן למפעל לבחור באקראי אצווה שהושלמה והדגים את העקיבות ממספר אצווה המוצר המוגמר לגרסת הנוסחה, מספר אצווה חומר הגלם, רישום שקילה, רישום ייצור, בדיקת מוצר מוגמר למחצה, מילוי ואריזה, בדיקת מוצר מוגמר ושחרור. רק הצגת טופס ריק לא אומר שהמערכת פועלת.

יש צורך גם להתחקות אחורה: מתוך אצווה של חומרי גלם מרכזיים, האם נוכל למצוא את אצוות המוצרים המשתמשות בו ואת מקום הימצאו של המלאי. מעקב אחר פעולות אמיתיות יכול בדרך כלל לתת שרשרת שלמה תוך זמן סביר.

8. עדות 10: דוגמאות, מתכונים וניהול גרסאות

בדוק אם לדוגמא יש מספר סידורי, תאריך, גרסת נוסחה, רשומת התאמה ודוגמה שמורים. האם החתימה הסופית לדוגמה קשורה לנוסחת הייצור ההמוני, האם החלפת חומרי גלם, שינויים בגרסאות הטעם ושינויים בחומרי אריזה דורשים אישור מותג.

אם יובאו דוגמאות על ידי צוות מכירות ממקורות לא ידועים, שיא המו"פ ושרשרת הגרסאות ישברו, ויהיה קשה להבטיח עקביות בייצור המוני.

9. ראיה 11: במקרים של לקוחות חייבים להיות אישור תצוגה

תמונות של מוצרים בעלי שם גדול, רשימות של לקוחות ידועים ומספר המדינות המייצאות הם כולם רמזים שיווקיים, לא ראיות ישירות. בקש מהמפעל להסביר את הרשאות התצוגה ולספק דפי חוזה חסרי רגישות, מידע על הזמנה, רישומי משלוח או אנשי קשר הניתנים לאימות של לקוחות במידת הצורך.

אל תבקשו לחשוף את הנוסחאות והסודות המסחריים של לקוחות אחרים. מפעלים העומדים בדרישות יספקו אישורי חוסר רגישות עבור צורות מינון, גדלי אצווה, תהליכים ויכולות משלוח תוך הגנה על מידע הלקוח.

10. עדות 12: מעגל סגור של חוזה, גבייה וחשבונית

ישות החוזה הסופית, ישות התשלום וישות החשבונית צריכה להיות עקבית, או לספק קשרי קבוצה, הרשאות והסדרים משולשים סבירים. תשלומים לחשבונות אישיים או לעסקים שאינם קשורים לחוזה עלולים להגביר תביעות איכות ומחלוקות מסירה.

בקובץ המצורף לחוזה יש לפרט מפרטי מוצר, גרסת נוסחה, רשימת חומרי אריזה, תקני בדיקה, תאריך אספקה, אובדן, חומרים שנותרו וטיפול חריג. מטרת בדיקת המפעל אינה לצלם, אלא לאשר שהצד השני יכול להמשיך ולבצע על פי החוזה.

11. כיצד לשלב בדיקת מפעל מרחוק ובדיקת מפעל במקום

עבור ההקרנה הראשונה, ניתן להשלים תחילה בירור מידע לציבור, אימות רישיון, חיבור וידאו, בדיקות לדוגמה ובדיקת רשימת מסמכים; ניתן לבצע סקירה באתר לפני כניסה לתבניות, נוסחאות בלעדיות או הזמנות גדולות. ביקורות מרחוק מתאימות להחרגת ספקים עם חוסר התאמה ברור ואינן יכולות להחליף לחלוטין את האימות באתר של קווי ייצור ורשומות מפתח.

מומלץ ליצור רישום ביקורת מתוארך, לסווג בעיות לשלוש קטגוריות: חייבות להיות סגורות, ניתן לשפר אותן תוך מגבלת זמן, ורק לצפייה, ולשמור ראיות לתיקון.