Procurando cosméticos pela primeira vez OEM, como verificar a fábrica real?

1. Evidência 01: O nome da entidade empresarial deve ser completo e consistente

Primeiro, obtenha o nome completo da empresa, o código de crédito social unificado, o representante legal e a situação de registro na licença comercial e, em seguida, consulte o sistema nacional de publicidade de informações de crédito empresarial. Não pesquise apenas o nome da marca, nome da loja ou nome em inglês, pois esses nomes podem ser completamente diferentes da entidade produtora.

A cotação, a conta de pagamento, o assunto do contrato, o cabeçalho da fatura, o titular da licença de produção e a empresa de produção confiada no rótulo do produto devem ser capazes de explicar a relação entre si. Se a empresa de vendas contratar e outra fábrica produzir, a relação entre as duas deve ser clara e quem assume a responsabilidade pela fabricação.

2. Evidência 02: Verificação literal do endereço de produção e endereço de licença

As “Medidas de Fiscalização e Administração da Produção e Operação de Cosméticos” estipulam que a licença de produção deverá conter informações como nome da empresa, residência, endereço de produção, código de crédito social unificado, itens da licença de produção, prazo de validade e autoridade emissora. As marcas devem verificar se o endereço efetivamente visitado é um endereço de produção coberto pela licença.

Endereços de escritórios, endereços de showroom, endereços de depósitos e endereços de empresas de vendas compartilhados não provam automaticamente que a produção ocorre naquele local. Ao visualizar a fábrica por vídeo, é necessário exibir continuamente o logotipo do parque, o número da casa, a entrada da oficina e os principais equipamentos, além de verificar o endereço público.

3. Evidência 03: Os projetos licenciados devem abranger os produtos planejados

Uma licença de produção não significa “você pode fazer tudo com uma licença”. Os itens licenciados são divididos em unidades de líquidos gerais, unidades de creme e loção, unidades de pó, unidades de aerossol e solvente orgânico, unidades à base de cera, unidades de creme dental, unidades à base de sabonete e outras unidades baseadas em processo, estado do produto acabado e uso; as categorias de cuidados com a pele e cuidados com os olhos infantis também envolvem marcações especiais.

Ao fazer cremes faciais, você precisa verificar as licenças relevantes para cremes e loções; na hora de fazer batons é preciso prestar atenção na base de cera; na hora de fazer pós, preste atenção na unidade de pó; ao fazer perfumes, é necessário verificar os processos e escopos de licença correspondentes. Quando não puder ser coberto, mesmo que a fábrica possa fazer amostras, não deve ir diretamente para produtos a granel.

4. Evidência 04: Verifique o prazo de validade tanto da licença quanto do certificado do sistema.

A licença de produção de cosméticos deverá verificar o número de série, órgão emissor, prazo de validade, endereço de produção e itens licenciados.ISO 22716, ISO 9001 ou outros certificados de sistema, é necessário verificar o organismo de certificação, número do certificado, escopo da certificação, endereço do local, data da primeira certificação, status atual e status de supervisão e auditoria.

A Administração Nacional de Certificação e Acreditação exige que as agências de certificação forneçam ao público um método para verificar a validade dos certificados. Não há status em tempo real da imagem do certificado. Expiração, suspensão, revogação, endereço inconsistente ou o escopo não inclui a produção de cosméticos, o que pode afetar seu poder probatório.

5. Evidência 05: Se o layout do site corresponde aos riscos do produto

As inspeções de fábrica não olham apenas para a "limpeza", mas também observam se o fluxo de pessoas, logística, matérias-primas, produtos semi-acabados, produtos acabados e produtos não qualificados são diferenciados, se as áreas de pesagem, preparação, enchimento, embalagem e inspeção correspondem ao tipo de produto, e se existem registros de manutenção para purificação de ar e tratamento de água.

As marcas podem solicitar visualizações aleatórias das áreas de produção do dia, em vez de apenas uma sala de amostra fixa. Se houver inconsistências no equipamento no local, no tipo de produto e nas capacidades promocionais, você deverá continuar verificando se existe subcontratação.

6. Evidências 06 a 08: pessoal, equipamentos e capacidade de fiscalização

Os regulamentos exigem que as empresas produtoras tenham pessoal técnico, pessoal de inspeção, instalações e equipamentos e sistemas de gestão de qualidade e segurança adequados à variedade e quantidade. As responsabilidades do trabalho do gerente de qualidade e segurança, gerente de produção e pessoal de inspeção podem ser verificadas, bem como o treinamento de pessoal e os registros de gestão de saúde.

A lista de equipamentos deve corresponder à forma farmacêutica planejada: se a capacidade do pote de emulsificação corresponde ao tamanho do lote, se a linha de envase é adequada à viscosidade e aos materiais de embalagem e se o envase do perfume atende às condições correspondentes. O laboratório deve ser capaz de explicar quais inspeções de matérias-primas, produtos semiacabados e produtos acabados são autoinspecionadas, quais são terceirizadas e como as instituições terceirizadas são gerenciadas.

• Pessoal: cargos, qualificações, treinamento e arranjos de substituição
• Equipamentos: Numeração, Capacidade, Limpeza, Calibração e Manutenção
• Inspeção: itens, métodos, instrumentos, normas e contratos de terceirização

7. Evidência 09: Selecionar aleatoriamente um lote de produtos para ver a cadeia de rastreabilidade

Deixe a fábrica selecionar aleatoriamente um lote concluído e demonstrar a rastreabilidade desde o número do lote do produto acabado até a versão da fórmula, número do lote da matéria-prima, registro de pesagem, registro de produção, inspeção do produto semiacabado, enchimento e embalagem, inspeção e liberação do produto acabado. Apenas mostrar um formulário em branco não significa que o sistema esteja funcionando.

Também é necessário rastrear: a partir de um lote de matérias-primas essenciais, se podemos encontrar os lotes de produtos que o utilizam e a localização do estoque. A rastreabilidade de operações reais geralmente pode fornecer uma cadeia completa dentro de um prazo razoável.

8. Evidência 10: Amostras, receitas e gerenciamento de versões

Verifique se a amostra possui número de série, data, versão da fórmula, registro de ajuste e amostra retida. Se a assinatura final da amostra está relacionada à fórmula de produção em massa, se a substituição de matérias-primas, alterações nas versões de sabores e alterações nos materiais de embalagem exigem aprovação da marca.

Se amostras forem trazidas pela equipe de vendas de fontes desconhecidas, o registro de P&D e a cadeia de versões serão quebrados e será difícil garantir a consistência da produção em massa.

9. Evidência 11: Casos de clientes devem ter autorização de exibição

Fotos de produtos de grande nome, listas de clientes conhecidos e o número de países exportadores são pistas de marketing, e não evidências diretas. Peça à fábrica para explicar as permissões de exibição e forneça páginas de contrato dessensibilizadas, informações de pedidos, registros de entrega ou contatos verificáveis ​​do cliente, se necessário.

Não peça para revelar fórmulas e segredos comerciais de outros clientes. As fábricas em conformidade fornecerão certificados de dessensibilização para formas farmacêuticas, tamanhos de lote, processos e capacidades de entrega, protegendo ao mesmo tempo as informações do cliente.

10. Evidência 12: Ciclo fechado de contrato, cobrança e fatura

A entidade contratante final, a entidade de pagamento e a entidade de faturação devem ser consistentes ou fornecer relações de grupo razoáveis, autorização e acordos tripartidos. Os pagamentos para contas pessoais ou empresas não relacionadas ao contrato podem aumentar reclamações de qualidade e disputas de entrega.

O anexo do contrato deve listar especificações do produto, versão da fórmula, lista de materiais de embalagem, padrões de inspeção, data de entrega, perda, materiais restantes e tratamento de exceções. O objetivo da inspeção de fábrica não é tirar fotos, mas sim confirmar que a outra parte pode continuar a cumprir o contrato.

11. Como combinar inspeção remota de fábrica e inspeção de fábrica no local

Para a primeira triagem, a consulta de informações públicas, a verificação da licença, a conexão de vídeo, o teste de amostras e a revisão da lista de documentos podem ser concluídos primeiro; a revisão no local pode ser feita antes de inserir moldes, fórmulas exclusivas ou grandes pedidos. As auditorias remotas são adequadas para excluir fornecedores com incompatibilidades óbvias e não podem substituir completamente a verificação no local das principais linhas de produção e registos.

Recomenda-se formar um registro de auditoria datado, classificar os problemas em três categorias: devem ser encerrados, podem ser melhorados dentro de um prazo e apenas para observação, e manter evidências de retificação.