Alla ricerca di cosmetici per la prima volta OEM, come verificare la fabbrica reale?

1. Prova 01: il nome dell'entità aziendale deve essere completo e coerente

Per prima cosa ottenere il nome completo della società, il codice unificato del credito sociale, il rappresentante legale e lo stato di registrazione sulla licenza commerciale, quindi interrogare il sistema nazionale di pubblicità delle informazioni sul credito aziendale. Non cercare solo il nome del marchio, il nome del negozio o il nome inglese, poiché questi nomi potrebbero essere completamente diversi dall'entità di produzione.

L'offerta, il conto di pagamento, l'oggetto del contratto, l'intestazione della fattura, il titolare della licenza di produzione e l'impresa di produzione incaricata sull'etichetta del prodotto dovrebbero essere in grado di spiegare la relazione tra loro. Se la società di vendita stipula un contratto e un'altra fabbrica produce, il rapporto tra i due dovrebbe essere chiaro e chi ha la responsabilità della produzione.

2. Prova 02: verifica letterale dell'indirizzo di produzione e dell'indirizzo di licenza

Le "Misure per la supervisione e l'amministrazione della produzione e delle operazioni di cosmetici" stabiliscono che la licenza di produzione contenga informazioni quali il nome dell'azienda, la residenza, l'indirizzo di produzione, il codice unificato del credito sociale, gli elementi della licenza di produzione, il periodo di validità e l'autorità di emissione. I marchi dovrebbero verificare se l’indirizzo effettivamente visitato è un indirizzo di produzione coperto dalla licenza.

Gli indirizzi di uffici condivisi, indirizzi di showroom, indirizzi di magazzini e indirizzi di società di vendita non dimostrano automaticamente che la produzione avvenga in quella sede. Quando si visualizza la fabbrica tramite video, è necessario visualizzare continuamente il logo del parco, il numero civico, l'ingresso dell'officina e le attrezzature principali, nonché effettuare un controllo incrociato con l'indirizzo pubblico.

3. Prova 03: i progetti di licenza devono coprire i prodotti pianificati

Una licenza di produzione non significa "puoi fare tutto con una licenza". Gli articoli concessi in licenza sono suddivisi in unità liquide generali, unità di creme e lozioni, unità di polvere, unità di aerosol e solventi organici, unità a base di cera, unità di dentifricio, unità a base di sapone e altre unità in base al processo, allo stato del prodotto finito e all'utilizzo; anche le categorie per la cura della pelle e degli occhi dei bambini comportano contrassegni speciali.

Quando si preparano creme per il viso, è necessario verificare le relative licenze per creme e lozioni; quando si realizzano i rossetti è necessario prestare attenzione alla base di cera; quando si producono polveri, è necessario prestare attenzione all'unità polvere; quando si creano profumi, è necessario verificare i processi corrispondenti e gli ambiti della licenza. Quando non può essere coperto, anche se la fabbrica può realizzare campioni, non dovrebbe essere destinato direttamente alle merci sfuse.

4. Evidenza 04: verificare il periodo di validità sia della licenza che del certificato di sistema.

La licenza di produzione di cosmetici dovrebbe verificare il numero di serie, l'autorità emittente, il periodo di validità, l'indirizzo di produzione e gli articoli concessi in licenza.ISO 22716, ISO 9001 o altri certificati di sistema, è necessario verificare l'organismo di certificazione, il numero del certificato, l'ambito di certificazione, l'indirizzo del sito, la data della prima certificazione, lo stato attuale e lo stato di supervisione e audit.

L'Amministrazione nazionale per la certificazione e l'accreditamento richiede alle agenzie di certificazione di fornire al pubblico un metodo per verificare la validità dei certificati. Non esiste uno stato in tempo reale dell'immagine del certificato. Scadenza, sospensione, revoca, indirizzo incoerente o l'ambito non include la produzione di cosmetici, il che potrebbe incidere sul suo potere probatorio.

5. Prova 05: se il layout del sito corrisponde ai rischi del prodotto

Le ispezioni in fabbrica non esaminano solo la "pulizia", ma osservano anche se il flusso di persone, logistica, materie prime, prodotti semilavorati, prodotti finiti e prodotti non qualificati vengono distinti, se le aree di pesatura, preparazione, riempimento, imballaggio e ispezione corrispondono al tipo di prodotto e se esistono registri di manutenzione per la purificazione dell'aria e il trattamento dell'acqua.

I marchi possono richiedere visite casuali delle aree di produzione per la giornata, anziché semplicemente una stanza campione fissa. Se sono presenti incongruenze nell'attrezzatura in loco, nel tipo di prodotto e nelle capacità promozionali, è necessario continuare a verificare se esiste il subappalto.

6. Prove da 06 a 08: personale, attrezzature e capacità di ispezione

La normativa richiede che le aziende di produzione dispongano di personale tecnico, personale ispettivo, strutture e attrezzature e sistemi di gestione della qualità e della sicurezza adeguati alla varietà e alla quantità. È possibile verificare le responsabilità lavorative del responsabile della qualità e della sicurezza, del responsabile della produzione e del personale di ispezione, nonché i registri della formazione del personale e della gestione sanitaria.

L'elenco delle attrezzature dovrebbe corrispondere alla forma di dosaggio pianificata: se la capacità del vaso di emulsionamento corrisponde alla dimensione del lotto, se la linea di riempimento è adatta alla viscosità e ai materiali di imballaggio e se il riempimento del profumo soddisfa le condizioni corrispondenti. Il laboratorio dovrebbe essere in grado di spiegare quali ispezioni delle materie prime, dei prodotti semilavorati e dei prodotti finiti sono autoispezionate, quali sono esternalizzate e come sono gestite le istituzioni esternalizzate.

• Personale: posizioni, qualifiche, formazione e modalità di sostituzione
• Attrezzature: Numerazione, Capacità, Pulizia, Calibrazione e Manutenzione
• L'ispezione: elementi, metodi, strumenti, standard e accordi di outsourcing

7. Evidenza 09: selezionare casualmente un lotto di prodotti per vedere la catena di tracciabilità

Lascia che la fabbrica selezioni casualmente un lotto completo e dimostri la tracciabilità dal numero di lotto del prodotto finito alla versione della formula, numero di lotto della materia prima, registro di pesatura, registro di produzione, ispezione del prodotto semilavorato, riempimento e imballaggio, ispezione e rilascio del prodotto finito. Mostrare semplicemente un modulo vuoto non significa che il sistema è in esecuzione.

È inoltre necessario risalire: da un lotto di materie prime chiave, se possiamo trovare i lotti di prodotto che lo utilizzano e dove si trovano le scorte. La tracciabilità delle operazioni reali può solitamente fornire una catena completa in tempi ragionevoli.

8. Evidenza 10: Campioni, ricette e gestione delle versioni

Controllare se il campione dispone di numero di serie, data, versione della formula, record di regolazione e campione conservato. Se la firma del campione finale è correlata alla formula di produzione di massa, se la sostituzione delle materie prime, i cambiamenti nelle versioni degli aromi e i cambiamenti nei materiali di imballaggio richiedono l'approvazione del marchio.

Se i campioni vengono portati dal personale di vendita da fonti sconosciute, il record di ricerca e sviluppo e la catena delle versioni verranno interrotti e sarà difficile garantire la coerenza della produzione di massa.

9. Prova 11: i casi del cliente devono avere l'autorizzazione alla visualizzazione

Le foto di prodotti di grandi marche, gli elenchi di clienti noti e il numero di paesi esportatori sono tutti indizi di marketing, non prove dirette. Chiedi alla fabbrica di spiegare le autorizzazioni di visualizzazione e di fornire pagine contrattuali desensibilizzate, informazioni sugli ordini, record di consegna o contatti verificabili del cliente, se necessario.

Non chiedere di rivelare formule e segreti commerciali di altri clienti. Le fabbriche conformi forniranno certificati di desensibilizzazione per forme di dosaggio, dimensioni dei lotti, processi e capacità di consegna, proteggendo al contempo le informazioni dei clienti.

10. Prova 12: Ciclo chiuso di contratto, riscossione e fattura

L'entità contrattuale finale, l'entità di pagamento e l'entità di fatturazione dovrebbero essere coerenti o prevedere ragionevoli rapporti di gruppo, autorizzazioni e accordi tripartiti. I pagamenti su conti personali o aziende non correlate al contratto possono aumentare i reclami sulla qualità e le controversie sulla consegna.

L'allegato al contratto deve elencare le specifiche del prodotto, la versione della formula, l'elenco dei materiali di imballaggio, gli standard di ispezione, la data di consegna, la perdita, i materiali rimanenti e la gestione delle eccezioni. Lo scopo dell'ispezione in fabbrica non è quello di scattare foto, ma di confermare che la controparte può continuare a svolgere le proprie attività secondo il contratto.

11. Come combinare l'ispezione di fabbrica remota e l'ispezione di fabbrica in loco

Per il primo screening, è possibile completare prima la richiesta di informazioni pubbliche, la verifica della licenza, il collegamento video, il test dei campioni e la revisione dell'elenco dei documenti; è possibile effettuare revisioni in loco prima di inserire stampi, formule esclusive o ordini di grandi dimensioni. Gli audit a distanza sono adatti per escludere fornitori con evidenti discrepanze e non possono sostituire completamente la verifica in loco delle principali linee di produzione e dei registri.

Si consiglia di creare un registro di audit datato, classificare i problemi in tre categorie: devono essere chiusi, possono essere migliorati entro un limite di tempo e solo per osservazione e conservare prove della rettifica.