Von der Nachfrage bis zum Versand, Kosmetik OEM Wie werden Projekte verwaltet?

1. Phase 01: Anforderungsdefinition und Projektbriefing

Die Marke legt zunächst das Vertriebsland, den Kanal, die Zielgruppe, die Preisspanne, die Produktkategorie, die Kapazität, die Menge, die erwartete Wirksamkeit, den Duft, die Farbe, den Stil des Verpackungsmaterials und die Markteinführungszeit fest. Der Projektmanager organisiert die Informationen in einem versionierten Projektbriefing-Dokument und dokumentiert Probleme, die noch identifiziert werden müssen.

Der Akzeptanzpunkt in dieser Phase ist nicht „das Werk versteht“, sondern beide Parteien bestätigen eine schriftliche Einweisung. Der Mangel an Zielmärkten und verantwortlichen Stellen wird zu wiederholten Überarbeitungen der nachfolgenden Etiketten-, Informations- und Formelauswahl führen.

• Verantwortlicher: Markenproduktmanager + Fabrikprojektmanager
• Ausgabe: Projektbeschreibung V1, Initiale SKU Tabelle, Soll-Zeitplan
• Freigabebedingungen: klarer Zielmarkt, Kategorie, Kapazität, Menge und Budgetbereich

2. Phase 02: Machbarkeitsbewertung und vorläufiges Angebot

Die Forschung und Entwicklung bewertet Dosierungsformen, Rohstoffe und Wirksamkeitsrichtungen, die Beschaffung bewertet Verpackungsmaterialien und Lieferzyklen, das Aufsichtspersonal identifiziert Zielmarktbeschränkungen, die Produktion bewertet Geräte und Mindestchargengrößen und die Qualitätsabteilung bestätigt Inspektions- und Verifizierungsanforderungen.

Vorläufige Angebote sollten Annahmen enthalten: Art der Formulierung, Spezifikationen des Verpackungsmaterials, Mengen, Verarbeitung, Steuern und Lieferbedingungen. Wenn die Spezifikationen noch nicht festgelegt sind, sollten eine Spanne und Variationsfaktoren angegeben werden, anstatt einen endgültigen Festpreis vorzutäuschen.

• Verantwortliche Person: Forschung und Entwicklung, Beschaffung, Vorschriften, Produktion, Qualität
• Ausgabe: Schlussfolgerung zur Machbarkeit, Risikoliste, vorläufige Stückliste und Leiterangebot
• Freigabebedingungen: Die Marke übernimmt die technische Leitung, das Budget und die wesentlichen Risiken

3. Stufe 03: Formelprüfung und sensorische Bewertung

Die erste Stichprobenrunde dient der Bestätigung der Formelrichtung, die zweite Runde konzentriert sich auf die Anpassung wichtiger Unterschiede und die letzte Runde sperrt die Formelversion. Jede Probe ist mit Nummer, Datum, Rohstoff- oder Geschmacksversion und Einstellhinweisen gekennzeichnet.

Während der Bewertung werden Dosierung und Umgebung festgelegt und Aussehen, Geruch, Viskosität, Ausdehnung, Absorption, Schaumbildung, Spülung, Farbentwicklung, Make-up-Haltbarkeit bzw. Duftretention erfasst. Akademische Untersuchungen legen nahe, dass die sensorische Bewertung eine wichtige Methode zum Verständnis der Erfahrung bei der Verwendung von Kosmetika ist und sich nicht nur auf ein „fortgeschritteneres“ Feedback verlassen kann.

• Verantwortlicher: F&E + Markenprüfer
• Ausgabe: Korrekturprotokoll, Feedback-Formular, endgültige Inhaltssignatur
• Freigabebedingungen: Bestätigung der Formelnummer, sensorischer Standards und messbarer Spezifikationen

4. Stufe 04: Auswahl, Anpassung und Strukturbestätigung des Verpackungsmaterials

Wählen Sie Flaschen, Dosen, Pumpen, Sprühköpfe, Kappen, Innenstopfen, Schläuche und Dichtungen basierend auf der Viskosität des Inhalts, der Flüchtigkeit, dem Lichtschutz, der Dosierung und den Verwendungsszenarien. Verpackungsmaterialmuster müssen zusammengestellt, entladen, auslaufsicher, gewendet, temperaturbeständig, sturzsicher und für den Transport geeignet sein.

Die Kompatibilität von Verpackungsmaterialien kann nicht nur vom Aussehen abhängen. Formulierungen können mit Kunststoffen, Beschichtungen, Federn und Dichtungen interagieren, daher ist vor dem Großeinkauf eine Überprüfung des endgültigen Inhalts und des endgültigen Verpackungsmaterials erforderlich.

• Verantwortlicher: Beschaffung von Verpackungsmaterial + Forschung und Entwicklung + Qualität
• Ergebnis: Verpackungsmaterialspezifikationen, Grenzmuster, Kompatibilität und Funktionstestprotokolle
• Freigabebedingungen: Flaschenstruktur, Farbe, Verfahren, Füllmenge und Montagebestätigung

5. Stufe 05: Etikettierung, Verpackungsdokumente und behördliche Informationen

Die Marke stellt die Marke, die verantwortliche Stelle, das Vertriebsland und die Werbequalität bereit; die Fabrik gibt vollständige Inhaltsstoffe, Produktspezifikationen, Herstellungs- und Inspektionsdaten aus; Das Aufsichtspersonal überprüft den Produktnamen, den Nettoinhalt, die Verwendung, die Vorsichtsmaßnahmen, das Datum der Chargennummer, die Sprache und die Behauptungsnachweise.

Verpackungsdateien können erst dann endgültig gesperrt werden, wenn Rezeptur und Verantwortlicher stabilisiert sind. Jegliche Änderungen an Rohstoffen, Aromen, Nettoinhalt oder verantwortlichen Personen müssen dahingehend beurteilt werden, ob sie sich auf die vollständigen Inhaltsstoffe, die Kennzeichnung und die Anmeldehinweise auswirken.

• Verantwortliche Person: Marke + Regulierung + Design + Fabrikinformationspersonal
• Ausgabe: endgültige gedruckte Dokumente, Liste der behördlichen Informationen, Versionsbestätigungsblatt
• Freigabebedingungen: Alle Text-, Barcode-, Stanz-, Farb- und Verantwortungsangaben müssen unterschrieben sein

6. Phase 06: Stabilität, Kompatibilität und notwendige Tests

Der Testplan sollte auf der Grundlage der Dosierungsform, des Verpackungsmaterials, der Ansprüche und des Marktes entwickelt werden, einschließlich der erforderlichen physikalischen und chemischen, mikrobiologischen, Stabilitäts-, Verpackungsmaterialkompatibilitäts-, Wirksamkeitsbewertungs- oder Drittanbietertests. Bei der Stabilitätsprüfung wird betont, dass Testmethoden auf die tatsächlichen Risiken des Produkts und des Behälters abgestimmt sein sollten.

Ersetzen Sie die Beurteilung dieses Projekts nicht durch einen Bericht über eine andere Formel, ein anderes Verpackungsmaterial oder eine andere Marke. Testergebnisse, Abweichungen und Schlussfolgerungen sollten an die Rezepturversion und die Verpackungsmaterialversion gebunden sein.

• Verantwortlich: Qualität + Forschung und Entwicklung + Regulierung
• Ausgabe: Testplan, Originalaufzeichnungen, Berichte und Risikoschlussfolgerungen
• Freigabebedingungen: Großrisiken abgeschlossen, verbleibende Risiken schriftlich akzeptiert

7. Stufe 07: Verträge, Bestellungen und Produktionspläne

Die endgültigen Vertrags- und Bestellanhänge sollten Produktspezifikationen, Formelversion, Stückliste des Verpackungsmaterials, Menge, Verlust, Nettolieferkaliber, Inspektionsstandards, Zahlung, Lieferdatum, verbleibende Materialien und Ausnahmebehandlung enthalten. Die Zeit bis zur Fertigstellung des Rohstoff- und Verpackungsmaterialsatzes ist eine wichtige Voraussetzung für die Produktionsplanung.

Die Planung sollte sich auf die Ankunft der Materialien im Werk, die Materialeingangskontrolle, die Produktion, die Endproduktkontrolle, die Freigabe, die Verpackung und die Logistik erstrecken. Wenn die Form, die Sprühbeschichtung oder die Geschenkbox noch nicht bestätigt wurden, sollte der Produktionszyklus nicht fälschlicherweise als gesamter Projektzyklus beschrieben werden.

• Verantwortliche Person: Projektleiter + Einkauf + Produktionsplanung
• Ausgabe: Bestellung, Vertragsanhang, Setliste und Gantt-Plan
• Freigabebedingungen: Materialien, Dokumente, Musterunterschrift, Zahlungs- und Produktionslinienbedingungen sind erfüllt

8. Stufe 08: Wareneingangskontrolle und Massenproduktion

Überprüfen Sie nach Eingang der Rohstoffe und Verpackungsmaterialien im Werk den Lieferanten, die Chargennummer, die Menge, die Spezifikation, das Erscheinungsbild und die erforderlichen Qualitätsartikel. Nicht qualifizierte Materialien sollten gekennzeichnet und isoliert werden und dürfen nicht ohne Genehmigung in Produktion genommen werden.

Die Produktionsaufzeichnungen umfassen Wiegen, Rezeptieren, Emulgieren, Filtrieren, Inspektion von Halbfertigprodukten, Abfüllen, Verschließen, Etikettieren, Tintenstrahlcodieren, Kartonieren und Kartonieren. Die Chargennummer sollte in der Lage sein, Rohstoffchargen, Ausrüstung, Personal, Zeit und Inspektionsstatus zuzuordnen.

• Verantwortliche Person: Lager, Qualität, Produktion
• Ausgabe: Wareneingangskontrolle, Kommissionierung und Wiegen, Chargenproduktion und Verpackungsaufzeichnungen
• Freigabebedingungen: Prozessparameter und Zwischenprüfungen entsprechen den Zulassungsunterlagen

9. Stufe 09: Inspektion des fertigen Produkts, Qualitätsfreigabe und Versand

Das Aussehen, der Geruch, die Farbe, das Füllvolumen, die Versiegelung, der Pumpenkopf, der Tintenstrahldruck, das Etikett, die Farbbox, die Verpackung und die Menge des fertigen Produkts werden gemäß den Spezifikationen und Unterschriften überprüft und die vereinbarte physikalische, chemische, mikrobiologische oder unabhängige Inspektion muss abgeschlossen sein.

Die Qualitätsfreigabe sollte von autorisiertem Personal abgeschlossen werden, nachdem die Aufzeichnungen vollständig sind, Abweichungen behoben sind und die Ergebnisse akzeptabel sind. Eine Verkaufsbeschleunigung kann die Qualitätsfreigabe nicht ersetzen. Zu den Versandinformationen gehören Prüfberichte oder Konformitätsbescheinigungen, Packlisten, Chargennummern, Kartonspezifikationen, Versandmarkierungen und Logistikdokumente.

• Verantwortlicher: Qualitätsfreigabeperson + Lager + Logistik
• Ausgabe: Inspektion des fertigen Produkts, Freigabeprotokolle, Packliste und Versanddokumente
• Freigabebedingungen: Produkte, Mengen, Dokumente und Handelsbedingungen sind einheitlich

10. Stufe 10: Probenaufbewahrung, Reklamationen, Rückverfolgbarkeit und Rückkauf

Die Fabrik bewahrt Muster entsprechend den System- und Regulierungsanforderungen auf und die Marke stellt eine entsprechende Beziehung zwischen Chargennummern und Kundenbestellungen her. Sammeln Sie nach der Auflistung Informationen wie Leckage, Pumpenkopfausfall, Hautgefühl, Verpackungsschäden und Nebenwirkungen, verfolgen Sie diese anhand der Chargennummer und unterscheiden Sie zwischen Verwendungs-, Transport- und Produktionsgründen.

Überprüfen Sie vor dem erneuten Kauf erneut, ob sich Rezeptur, Rohstoffe, Verpackungsmaterialien, Etiketten und Vorschriften geändert haben. Qualifizierte Ergebnisse aus alten Bestellungen können neue Chargen oder neue Verpackungsmaterialien nicht automatisch überschreiben.

• Verantwortliche Person: Markenkundendienst + Fabrikqualität + Projektmanager
• Ausgabe: Musterbuch, Beschwerdeprotokoll, Untersuchung und Korrekturmaßnahmen
• Freigabebedingungen: Neubewertung und Genehmigung von Rückkaufänderungen

11. Nutzen Sie die RACI-Verantwortungstabelle, um gegenseitiges Warten zu vermeiden.

Jeder Knoten ist mit R für die Ausführung, A für die endgültige Genehmigung, C für Meinungen und I für Benachrichtigung gekennzeichnet. Etikettierungsdokumente können beispielsweise durch Design erstellt, vom Markenmanager genehmigt, mit Informationen zu Fabrikvorschriften und Qualität versehen und von Produktion und Einkauf informiert werden.

Das wöchentliche Projektmeeting verfolgt nur drei Dinge: Dokumente, die diese Woche genehmigt werden müssen, Risiken, die das Projekt blockieren, und Voraussetzungen für den nächsten Knoten. Das ist effektiver, als immer wieder zu fragen: „Wann wird es besser sein?“