Dalla richiesta alla spedizione, cosmetici OEM Come vengono gestiti i progetti?

1. Fase 01: Definizione dei requisiti e Briefing del progetto

Il marchio determina innanzitutto il paese di vendita, il canale, il gruppo di clienti target, la fascia di prezzo, la categoria del prodotto, la capacità, la quantità, l'efficacia prevista, la fragranza, il colore, lo stile del materiale di imballaggio e il time-to-market. Il project manager organizza le informazioni in un documento informativo del progetto con diverse versioni, documentando le questioni che restano da identificare.

Il punto di accettazione in questa fase non è "la fabbrica capisce", ma entrambe le parti confermano un briefing scritto. La mancanza di mercati target e di entità responsabili porterà a ripetute rielaborazioni della successiva selezione di etichette, informazioni e formule.

• Responsabile: Brand Product Manager + Factory Project Manager
• Risultato: Brief del progetto V1, iniziale SKU tabella, orario obiettivo
• Condizioni di rilascio: chiaro mercato target, categoria, capacità, quantità e fascia di budget

2. Fase 02: Valutazione di Fattibilità e Preventivo Preliminare

La ricerca e sviluppo valuta le forme di dosaggio, le materie prime e le indicazioni di efficacia, l'approvvigionamento valuta i materiali di imballaggio e i cicli di fornitura, il personale normativo identifica le restrizioni del mercato target, la produzione valuta le attrezzature e le dimensioni minime dei lotti e il reparto qualità conferma i requisiti di ispezione e verifica.

I preventivi preliminari dovrebbero indicare le ipotesi: tipo di formulazione, specifiche del materiale di imballaggio, quantità, lavorazione, tasse e termini di consegna. Se le specifiche non sono ancora state fissate, si dovrebbero fornire un intervallo e dei fattori di variazione invece di fingere di essere un prezzo fisso finale.

• Persona responsabile: R&S, approvvigionamenti, normative, produzione, qualità
• Risultato: conclusione di fattibilità, elenco dei rischi, distinta base preliminare e preventivo ladder
• Condizioni di rilascio: il marchio accetta la direzione tecnica, il budget e i rischi principali

3. Fase 03: Prova della formula e valutazione sensoriale

Il primo ciclo di campioni viene utilizzato per confermare la direzione della formula, il secondo ciclo si concentra sulla correzione delle differenze chiave e il ciclo finale blocca la versione della formula. Ogni campione è etichettato con il numero, la data, la materia prima o la versione del sapore e le istruzioni per la regolazione.

Durante la valutazione vengono fissati il dosaggio e l'ambiente e vengono registrati rispettivamente l'aspetto, l'odore, la viscosità, l'estensione, l'assorbimento, la formazione di schiuma, lo sciacquo, lo sviluppo del colore, la tenuta del trucco o la ritenzione della fragranza. La ricerca accademica suggerisce che la valutazione sensoriale è un metodo importante per comprendere l'esperienza d'uso dei cosmetici e non può basarsi semplicemente su un feedback "più avanzato".

• Responsabile: R&D + Brand Reviewer
• Output: record di prova, modulo di feedback, firma del contenuto finale
• Condizioni di rilascio: conferma del numero di formula, standard sensoriali e specifiche misurabili

4. Fase 04: Selezione del materiale di imballaggio, adattamento e conferma della struttura

Scegli flaconi, lattine, pompe, testine di spruzzatura, tappi, tappi interni, tubi flessibili e guarnizioni in base alla viscosità del contenuto, alla volatilità, alla protezione dalla luce, al dosaggio e agli scenari di utilizzo. I campioni di materiale di imballaggio devono essere assemblati, scaricati, a prova di perdite, capovolti, resistenti alla temperatura, a prova di caduta e idonei al trasporto.

La compatibilità dei materiali di imballaggio non può dipendere esclusivamente dall'aspetto. Le formulazioni possono interagire con plastica, rivestimenti, molle e guarnizioni, pertanto è necessaria la verifica del contenuto finale e del materiale di imballaggio finale prima dell'acquisto in grandi quantità.

• Responsabile: Approvvigionamento materiali di imballaggio + Ricerca e sviluppo + Qualità
• Risultato: specifiche dei materiali di imballaggio, campioni limite, compatibilità e registrazioni dei test funzionali
• Condizioni di rilascio: struttura della bottiglia, colore, processo, quantità di riempimento e conferma dell'assemblaggio

5. Fase 05: Etichettatura, documenti di imballaggio e informazioni normative

Il marchio fornisce il marchio, l'entità responsabile, il paese di vendita e il calibro della pubblicità; la fabbrica produce ingredienti completi, specifiche del prodotto, dati di produzione e ispezione; il personale di regolamentazione controlla il nome del prodotto, il contenuto netto, l'uso, le precauzioni, la data del numero di lotto, la lingua e le prove delle dichiarazioni.

I file di confezionamento potranno essere definitivamente bloccati solo dopo che la ricetta e la parte responsabile si saranno stabilizzate. Eventuali modifiche alle materie prime, agli aromi, al contenuto netto o alle persone responsabili devono essere valutate per vedere se incidono sugli ingredienti completi, sull'etichettatura e sugli avvisi di archiviazione.

• Responsabile: Marchio + Regolamento + Design + Personale informativo di fabbrica
• Output: documenti finali stampati, elenco di informazioni normative, foglio di conferma della versione
• Condizioni di rilascio: tutto il testo, il codice a barre, la fustella, il colore e le informazioni di responsabilità devono essere firmati

6. Fase 06: Stabilità, compatibilità e test necessari

Il piano di test deve essere sviluppato in base alla forma di dosaggio, ai materiali di imballaggio, alle dichiarazioni e al mercato, compresi i necessari test fisici e chimici, microbiologici, stabilità, compatibilità dei materiali di imballaggio, valutazione dell'efficacia o test di terze parti. La revisione della stabilità sottolinea che i metodi di prova dovrebbero essere progettati in base ai rischi effettivi del prodotto e del contenitore.

Non sostituire un rapporto su un'altra formula, altro materiale di imballaggio o altro marchio per il giudizio su questo progetto. I risultati dei test, le deviazioni e le conclusioni dovrebbero essere vincolati alla versione della formulazione e alla versione del materiale di confezionamento.

• Responsabile: Qualità + R&S + Regolazione
• Risultato: piano di test, registrazioni originali, rapporti e conclusioni sui rischi
• Condizioni di rilascio: rischi principali chiusi, rischi rimanenti accettati per iscritto

7. Fase 07: Contratti, ordini e programmi di produzione

Il contratto finale e gli allegati dell'ordine devono includere le specifiche del prodotto, la versione della formula, la distinta base del materiale di imballaggio, la quantità, la perdita, il calibro netto della consegna, gli standard di ispezione, il pagamento, la data di consegna, i materiali rimanenti e la gestione delle eccezioni. Il tempo necessario per completare l'insieme delle materie prime e dei materiali di imballaggio è un prerequisito importante per la pianificazione della produzione.

La pianificazione dovrebbe risalire all'arrivo dei materiali in fabbrica, all'ispezione dei materiali in entrata, alla produzione, all'ispezione del prodotto finito, al rilascio, all'imballaggio e alla logistica. Se lo stampo, la verniciatura a spruzzo o la confezione regalo non sono ancora stati confermati, il ciclo produttivo non deve essere erroneamente inteso come l'intero ciclo del progetto.

• Responsabile: Project Manager + Acquisti + Pianificazione della Produzione
• Output: ordine, allegato contratto, scaletta e pianificazione Gantt
• Condizioni di rilascio: le condizioni relative a materiali, documenti, firma del campione, pagamento e linea di produzione sono soddisfatte

8. Fase 08: ispezione del materiale in entrata e produzione di massa

Dopo che le materie prime e i materiali di imballaggio sono entrati nella fabbrica, controllare il fornitore, il numero di lotto, la quantità, le specifiche, l'aspetto e gli articoli di qualità necessari. I materiali non qualificati devono essere contrassegnati e isolati e non devono essere messi in produzione senza approvazione.

I registri di produzione riguardano la pesatura, la formulazione, l'emulsificazione, la filtrazione, l'ispezione dei prodotti semilavorati, il riempimento, la sigillatura, l'etichettatura, la codifica a getto d'inchiostro, l'inscatolamento e l'astucciamento. Il numero di lotto dovrebbe essere in grado di associare lotti di materie prime, attrezzature, personale, tempo e stato di ispezione.

• Responsabile: magazzino, qualità, produzione
• Output: ispezione del materiale in entrata, raccolta e pesatura, produzione in lotti e registrazioni di imballaggio
• Condizioni di rilascio: i parametri di processo e le ispezioni intermedie sono conformi ai documenti di approvazione

9. Fase 09: Ispezione del prodotto finito, rilascio qualità e spedizione

L'aspetto, l'odore, il colore, il volume di riempimento, la tenuta, la testa della pompa, la stampa a getto d'inchiostro, l'etichetta, la scatola dei colori, l'imballaggio e la quantità del prodotto finito devono essere ispezionati in base alle specifiche e alle firme e l'ispezione fisica, chimica, microbiologica o di terze parti concordata deve essere completata.

Il rilascio della qualità deve essere completato da personale autorizzato dopo che le registrazioni sono state completate, le deviazioni sono state chiuse e i risultati sono accettabili. L'accelerazione delle vendite non può sostituire il rilascio della qualità. Le informazioni sulla spedizione includono rapporti di ispezione o certificati di conformità, distinte di imballaggio, numeri di lotto, specifiche della scatola, contrassegni di spedizione e documenti logistici.

• Responsabile: Responsabile Rilascio Qualità + Magazzino + Logistica
• Output: ispezione del prodotto finito, registrazioni di rilascio, distinta di imballaggio e documenti di spedizione
• Condizioni di rilascio: prodotti, quantità, documenti e condizioni commerciali sono tutti coerenti

10. Fase 10: Conservazione dei campioni, reclami, tracciabilità e riacquisto

La fabbrica conserva i campioni in conformità con i requisiti di sistema e normativi e il marchio stabilisce una relazione corrispondente tra numeri di lotto e ordini dei clienti. Dopo l'elenco, raccogliere informazioni quali perdite, guasti alla testa della pompa, sensazione sulla pelle, danni all'imballaggio e reazioni avverse, rintracciarli in base al numero di lotto e distinguere tra motivi di utilizzo, trasporto e produzione.

Prima di riacquistare, riconfermare se la formula, le materie prime, i materiali di imballaggio, le etichette e le normative sono cambiate. I risultati qualificati di vecchi ordini non possono sovrascrivere automaticamente nuovi lotti o nuovi materiali di imballaggio.

• Responsabile: Servizio Clienti Brand + Qualità di Fabbrica + Project Manager
• Risultato: registro dei campioni, registro dei reclami, indagini e misure correttive
• Condizioni di rilascio: rivalutazione e approvazione delle modifiche di riacquisto

11. Utilizzare la tabella delle responsabilità RACI per evitare di aspettarsi a vicenda.

Ogni nodo è contrassegnato con R responsabile dell'esecuzione, A per l'approvazione finale, C per i pareri e I per la notifica. Ad esempio, i documenti di etichettatura possono essere eseguiti in base alla progettazione, approvati dal responsabile del marchio, forniti di input sulle normative di fabbrica e sulla qualità e informati dalla produzione e dagli acquisti.

La riunione settimanale del progetto tiene traccia solo di tre cose: i documenti che devono essere approvati questa settimana, i rischi che bloccano il progetto e i prerequisiti per il nodo successivo. Questo è più efficace che chiedere ripetutamente "quando sarà meglio?"