Da demanda ao envio, cosméticos OEM Como os projetos são gerenciados?

1. Fase 01: Definição de Requisitos e Briefing do Projeto

A marca primeiro determina o país de vendas, canal, grupo de clientes-alvo, faixa de preço, categoria de produto, capacidade, quantidade, eficácia esperada, fragrância, cor, estilo do material de embalagem e tempo de lançamento no mercado. O gerente de projeto organiza as informações em um documento de briefing do projeto com versão, documentando questões que ainda precisam ser identificadas.

O ponto de aceitação nesta fase não é “a fábrica entende”, mas ambas as partes confirmam um briefing por escrito. A falta de mercados-alvo e de entidades responsáveis ​​levará a repetidos retrabalhos na seleção subsequente de rótulos, informações e fórmulas.

• Responsável: Gerente de Produto da Marca + Gerente de Projeto de Fábrica
• Resultado: Resumo do Projeto V1, Inicial SKU tabela, horário alvo
• Condições de lançamento: mercado-alvo claro, categoria, capacidade, quantidade e faixa de orçamento

2. Fase 02: Avaliação de Viabilidade e Cotação Preliminar

A P&D avalia formas farmacêuticas, matérias-primas e instruções de eficácia, a aquisição avalia materiais de embalagem e ciclos de fornecimento, o pessoal regulador identifica restrições do mercado-alvo, a produção avalia equipamentos e tamanhos mínimos de lote, e o departamento de qualidade confirma os requisitos de inspeção e verificação.

As cotações preliminares devem indicar suposições: tipo de formulação, especificações do material de embalagem, quantidades, mão de obra, impostos e prazos de entrega. Se as especificações ainda não tiverem sido bloqueadas, deverá ser fornecido um intervalo e factores de variação em vez de pretender ser um preço fixo final.

• Pessoa responsável: P&D, compras, regulamentos, produção, qualidade
• Resultado: conclusão de viabilidade, lista de riscos, BOM preliminar e cotação ladder
• Condições de lançamento: A marca aceita orientação técnica, orçamento e principais riscos

3. Etapa 03: Prova de Fórmula e Avaliação Sensorial

A primeira rodada de amostras é usada para confirmar a direção da fórmula, a segunda rodada se concentra no ajuste das principais diferenças e a rodada final bloqueia a versão da fórmula. Cada amostra é etiquetada com número, data, matéria-prima ou versão do sabor e instruções de ajuste.

Durante a avaliação, a dosagem e o ambiente são fixados, e a aparência, o cheiro, a viscosidade, a extensão, a absorção, a formação de espuma, o rubor, o desenvolvimento da cor, o poder de permanência da maquiagem ou a retenção da fragrância são registrados respectivamente. Pesquisas acadêmicas sugerem que a avaliação sensorial é um método importante para compreender a experiência de uso de cosméticos, não podendo contar apenas com um feedback “mais avançado”.

• Responsável: P&D + Revisor de Marca
• Resultado: registro de revisão, formulário de feedback, assinatura do conteúdo final
• Condições de liberação: Confirmação do número da fórmula, padrões sensoriais e especificações mensuráveis

4. Etapa 04: Seleção do material de embalagem, adaptação e confirmação da estrutura

Escolha garrafas, latas, bombas, pulverizadores, tampas, tampões internos, mangueiras e vedações com base na viscosidade do conteúdo, volatilidade, proteção contra luz, dosagem e cenários de uso. As amostras de material de embalagem devem ser montadas, descarregadas, à prova de vazamentos, invertidas, resistentes à temperatura, à prova de quedas e adequadas para transporte.

A compatibilidade do material de embalagem não pode depender apenas da aparência. As formulações podem interagir com plásticos, revestimentos, molas e vedações, portanto, é necessária a verificação do conteúdo final e do material de embalagem final antes da compra a granel.

• Responsável: Aquisição de Material de Embalagem + P&D + Qualidade
• Resultado: Especificações do material de embalagem, amostras limite, registros de testes funcionais e de compatibilidade
• Condições de liberação: Estrutura do frasco, cor, processo, quantidade de enchimento e confirmação de montagem

5. Etapa 05: Rotulagem, documentos de embalagem e informações regulatórias

A marca fornece a marca registrada, entidade responsável, país de venda e calibre publicitário; a fábrica produz ingredientes completos, especificações do produto, dados de fabricação e inspeção; o pessoal regulador verifica o nome do produto, o conteúdo líquido, o uso, as precauções, a data do número do lote, o idioma e as evidências da reivindicação.

Os arquivos de embalagem só podem ser finalmente bloqueados após a estabilização da receita e do responsável. Quaisquer alterações nas matérias-primas, sabores, conteúdo líquido ou pessoas responsáveis ​​devem ser avaliadas para verificar se afetam todos os ingredientes, rotulagem e notificações de arquivamento.

• Responsável: Marca + Regulamento + Design + Pessoal de Informação da Fábrica
• Resultado: documentos finais impressos, lista de informações regulamentares, folha de confirmação de versão
• Condições de liberação: todas as informações de texto, código de barras, matriz, cor e responsabilidade devem ser assinadas

6. Fase 06: Estabilidade, compatibilidade e testes necessários

O plano de testes deve ser desenvolvido com base na forma farmacêutica, materiais de embalagem, alegações e mercado, incluindo testes físicos e químicos, microbiológicos, estabilidade, compatibilidade de materiais de embalagem, avaliação de eficácia ou testes de terceiros necessários. A revisão de estabilidade enfatiza que os métodos de teste devem ser concebidos em torno dos riscos reais do produto e do recipiente.

Não substitua um relatório por outra fórmula, outro material de embalagem ou outra marca para julgamento deste projeto. Os resultados dos testes, desvios e conclusões devem estar vinculados à versão da formulação e à versão do material de embalagem.

• Responsável: Qualidade + P&D + Regulamentação
• Saída: plano de teste, registros originais, relatórios e conclusões de risco
• Condições de liberação: riscos principais encerrados, riscos restantes aceitos por escrito

7. Etapa 07: Contratos, pedidos e cronogramas de produção

O contrato final e os anexos do pedido devem incluir especificações do produto, versão da fórmula, BOM do material de embalagem, quantidade, perda, calibre líquido de entrega, padrões de inspeção, pagamento, data de entrega, materiais restantes e tratamento de exceções. O tempo para completar o conjunto de matérias-primas e materiais de embalagem é um pré-requisito importante para a programação da produção.

A programação deve voltar aos materiais que chegam à fábrica, inspeção de materiais recebidos, produção, inspeção do produto acabado, liberação, embalagem e logística. Se o molde, o revestimento em spray ou a caixa de presente ainda não foram confirmados, o ciclo de produção não deve ser erroneamente escrito como todo o ciclo do projeto.

• Responsável: Gerente de Projetos + Compras + Planejamento de Produção
• Saída: pedido, anexo de contrato, set list e cronograma de Gantt
• Condições de liberação: Materiais, documentos, assinatura de amostra, condições de pagamento e linha de produção são atendidas

8. Etapa 08: Inspeção de material de entrada e produção em massa

Após a entrada das matérias-primas e materiais de embalagem na fábrica, verifique o fornecedor, número do lote, quantidade, especificação, aparência e itens de qualidade necessários. Os materiais não qualificados devem ser marcados e isolados e não devem ser colocados em produção sem aprovação.

Os registros de produção abrangem pesagem, formulação, emulsificação, filtração, inspeção de produtos semiacabados, enchimento, selagem, rotulagem, codificação por jato de tinta, embalagem e embalagem. O número do lote deve ser capaz de associar lotes de matéria-prima, equipamentos, pessoal, tempo e status da inspeção.

• Pessoa responsável: armazém, qualidade, produção
• Saída: Inspeção de material recebido, coleta e pesagem, produção em lote e registros de embalagem
• Condições de liberação: Os parâmetros do processo e as inspeções intermediárias estão em conformidade com os documentos de aprovação

9. Etapa 09: Inspeção do produto acabado, liberação de qualidade e envio

A aparência, odor, cor, volume de enchimento, vedação, cabeça da bomba, impressão a jato de tinta, etiqueta, caixa colorida, embalagem e quantidade do produto acabado devem ser inspecionados de acordo com especificações e assinaturas, e a inspeção física, química, microbiológica ou de terceiros acordada deve ser concluída.

A liberação de qualidade deve ser concluída por pessoal autorizado após a conclusão dos registros, os desvios serem resolvidos e os resultados serem aceitáveis. A aceleração de vendas não pode substituir a liberação de qualidade. As informações de remessa incluem relatórios de inspeção ou certificados de conformidade, listas de embalagem, números de lote, especificações de caixa, marcas de remessa e documentos logísticos.

• Responsável: Liberador de Qualidade + Armazém + Logística
• Saída: inspeção do produto acabado, registros de liberação, lista de embalagem e documentos de embarque
• Condições de liberação: produtos, quantidades, documentos e condições comerciais são todos consistentes

10. Etapa 10: Retenção de amostras, reclamações, rastreabilidade e recompra

A fábrica retém amostras de acordo com os requisitos do sistema e regulatórios, e a marca estabelece uma relação correspondente entre os números dos lotes e os pedidos dos clientes. Após a listagem, colete informações como vazamento, falha na cabeça da bomba, sensação na pele, danos na embalagem e reações adversas, rastreie-as por número de lote e distinga entre uso, transporte e motivos de produção.

Antes de recomprar, reconfirme se a fórmula, as matérias-primas, os materiais de embalagem, os rótulos e os regulamentos foram alterados. Os resultados qualificados de pedidos antigos não podem substituir automaticamente novos lotes ou novos materiais de embalagem.

• Responsável: Atendimento ao Cliente da Marca + Qualidade de Fábrica + Gerente de Projetos
• Resultado: amostra de livro-razão, registro de reclamação, investigação e medidas corretivas
• Condições de lançamento: Reavaliação e aprovação de alterações de recompra

11. Use o Gráfico de Responsabilidade RACI para evitar esperar um pelo outro.

Cada nó é marcado com R responsável pela execução, A para aprovação final, C para pareceres e I para notificação. Por exemplo, os documentos de etiquetagem podem ser executados por design, aprovados pelo gestor da marca, fornecidos com informações sobre os regulamentos e qualidade da fábrica e informados pela produção e compras.

A reunião semanal do projeto rastreia apenas três coisas: documentos que precisam ser aprovados esta semana, riscos que bloqueiam o projeto e pré-requisitos para o próximo nó. Isto é mais eficaz do que perguntar repetidamente "quando será melhor?"