من الطلب إلى الشحن، ومستحضرات التجميل OEM كيف تتم إدارة المشاريع؟

1. المرحلة 01: تعريف المتطلبات وموجز المشروع

تحدد العلامة التجارية أولاً بلد المبيعات، والقناة، ومجموعة العملاء المستهدفة، ونطاق السعر، وفئة المنتج، والقدرة، والكمية، والفعالية المتوقعة، والعطر، واللون، ونمط مواد التعبئة والتغليف، ووقت التسويق. يقوم مدير المشروع بتنظيم المعلومات في وثيقة ملخصة للمشروع، وتوثيق المشكلات التي لم يتم تحديدها بعد.

نقطة القبول في هذه المرحلة ليست "المصنع يفهم" ولكن يؤكد الطرفان على إحاطة مكتوبة. سيؤدي الافتقار إلى الأسواق المستهدفة والكيانات المسؤولة إلى إعادة صياغة العلامات اللاحقة والمعلومات واختيار الصيغة بشكل متكرر.

• الشخص المسؤول: مدير منتج العلامة التجارية + مدير مشروع المصنع
• المخرجات: موجز المشروع V1 ، الأولي SKU الجدول، الجدول الزمني المستهدف
• شروط الإصدار: مسح السوق المستهدف والفئة والقدرة والكمية ونطاق الميزانية

2. المرحلة الثانية: تقييم الجدوى والتسعير الأولي

يقوم البحث والتطوير بتقييم أشكال الجرعات والمواد الخام واتجاهات الفعالية، ويقيم المشتريات مواد التعبئة والتغليف ودورات التوريد، ويحدد الموظفون التنظيميون قيود السوق المستهدفة، ويقيم الإنتاج المعدات والحد الأدنى من أحجام الدفعات، ويؤكد قسم الجودة متطلبات الفحص والتحقق.

يجب أن توضح عروض الأسعار الأولية الافتراضات: نوع التركيبة، ومواصفات مواد التعبئة والتغليف، والكميات، والتصنيع، والضرائب، وشروط التسليم. إذا لم يتم تأمين المواصفات بعد، فيجب إعطاء نطاق وعوامل اختلاف بدلاً من التظاهر بأنه سعر نهائي ثابت.

• الشخص المسؤول: البحث والتطوير والمشتريات واللوائح والإنتاج والجودة
• المخرجات: استنتاج الجدوى، قائمة المخاطر، قائمة مكونات الصنف الأولية وعرض أسعار السلم
• شروط الإصدار: تقبل العلامة التجارية التوجيه الفني والميزانية والمخاطر الرئيسية

3. المرحلة 03: تدقيق الصيغة والتقييم الحسي

يتم استخدام الجولة الأولى من العينات لتأكيد اتجاه الصيغة، وتركز الجولة الثانية على ضبط الاختلافات الرئيسية، وتأمين الجولة النهائية في إصدار الصيغة. يتم تمييز كل عينة بالرقم والتاريخ والمواد الخام أو إصدار النكهة وتعليمات التعديل.

أثناء التقييم، يتم تحديد الجرعة والبيئة، ويتم تسجيل المظهر أو الرائحة أو اللزوجة أو الامتداد أو الامتصاص أو الرغوة أو التوهج أو تطور اللون أو قوة بقاء المكياج أو الاحتفاظ بالعطر على التوالي. تشير الأبحاث الأكاديمية إلى أن التقييم الحسي هو وسيلة مهمة لفهم تجربة استخدام مستحضرات التجميل، ولا يمكن الاعتماد فقط على ردود الفعل "الأكثر تقدمًا".

• الشخص المسؤول: البحث والتطوير + مراجع العلامة التجارية
• المخرجات: سجل التدقيق، نموذج الملاحظات، توقيع المحتوى النهائي
• شروط الإصدار: تأكيد رقم الصيغة والمعايير الحسية والمواصفات القابلة للقياس

4. المرحلة 04: اختيار مواد التعبئة والتغليف والتكيف وتأكيد الهيكل

اختر الزجاجات والعلب والمضخات ورؤوس الرش والأغطية والمقابس الداخلية والخراطيم والأختام بناءً على لزوجة المحتوى والتطاير والحماية من الضوء والجرعة وسيناريوهات الاستخدام. يجب أن تكون عينات مواد التعبئة والتغليف مجمعة، ومفرغة، ومانعة للتسرب، ومقلوبة، ومقاومة لدرجة الحرارة، ومضادة للسقوط، ومناسبة للنقل.

لا يمكن أن يعتمد توافق مواد التغليف على المظهر فقط. قد تتفاعل التركيبات مع المواد البلاستيكية والطلاءات والينابيع والأختام، لذا يلزم التحقق من المحتويات النهائية ومواد التغليف النهائية قبل الشراء بالجملة.

• الشخص المسؤول: شراء مواد التعبئة والتغليف + البحث والتطوير + الجودة
• الإخراج: مواصفات مواد التعبئة والتغليف والعينات المحدودة والتوافق وسجلات الاختبار الوظيفي
• شروط الإصدار: هيكل الزجاجة واللون والعملية وكمية التعبئة وتأكيد التجميع

5. المرحلة 05: وضع العلامات ووثائق التعبئة والتغليف والمعلومات التنظيمية

توفر العلامة التجارية العلامة التجارية والكيان المسؤول وبلد المبيعات ومستوى الدعاية؛ يقوم المصنع بإخراج المكونات الكاملة ومواصفات المنتج وبيانات التصنيع والفحص؛ يتحقق الموظفون التنظيميون من اسم المنتج والمحتوى الصافي والاستخدام والاحتياطات وتاريخ رقم الدفعة واللغة وأدلة المطالبة.

لا يمكن قفل ملفات التغليف نهائيًا إلا بعد استقرار الوصفة والجهة المسؤولة. يجب تقييم أي تغييرات في المواد الخام أو النكهات أو المحتوى الصافي أو الأشخاص المسؤولين لمعرفة ما إذا كانت تؤثر على المكونات الكاملة ووضع العلامات وحفظ الإشعارات.

• الشخص المسؤول: العلامة التجارية + اللائحة + التصميم + موظفو معلومات المصنع
• المخرجات: المستندات المطبوعة النهائية، قائمة المعلومات التنظيمية، ورقة تأكيد الإصدار
• شروط الإصدار: يجب توقيع جميع المعلومات النصية والباركود والقوالب واللون والمسؤولية

6. المرحلة 06: الاستقرار والتوافق والاختبارات اللازمة

يجب تطوير خطة الاختبار بناءً على شكل الجرعة ومواد التعبئة والتغليف والمطالبات والسوق، بما في ذلك المواد الفيزيائية والكيميائية والميكروبيولوجية الضرورية والاستقرار وتوافق مواد التعبئة والتغليف وتقييم الفعالية أو اختبارات الطرف الثالث. تؤكد مراجعة الاستقرار على أنه ينبغي تصميم طرق الاختبار حول المخاطر الفعلية للمنتج والحاوية.

لا تستبدل تقريرًا عن صيغة أخرى أو مواد تعبئة أخرى أو علامة تجارية أخرى للحكم على هذا المشروع. يجب أن تكون نتائج الاختبار والانحرافات والاستنتاجات مرتبطة بنسخة التركيبة ونسخة مواد التعبئة والتغليف.

• المسؤول: الجودة + البحث والتطوير + التنظيم
• المخرجات: خطة الاختبار والسجلات الأصلية والتقارير واستنتاجات المخاطر
• شروط الإصدار: إغلاق المخاطر الرئيسية، وقبول المخاطر المتبقية كتابيًا

7. المرحلة السابعة: العقود والأوامر وجداول الإنتاج

يجب أن تتضمن مرفقات العقد والطلب النهائية مواصفات المنتج وإصدار الصيغة وقائمة مكونات الصنف لمواد التغليف والكمية والخسارة وصافي عيار التسليم ومعايير الفحص والدفع وتاريخ التسليم والمواد المتبقية ومعالجة الاستثناءات. يعد الوقت اللازم لاستكمال مجموعة المواد الخام ومواد التعبئة والتغليف شرطًا أساسيًا مهمًا لجدولة الإنتاج.

يجب أن ترجع الجدولة إلى المواد التي تصل إلى المصنع، وفحص المواد الواردة، والإنتاج، وفحص المنتج النهائي، والإصدار، والتعبئة، والخدمات اللوجستية. إذا لم يتم تأكيد القالب أو الطلاء بالرش أو صندوق الهدايا بعد، فلا ينبغي كتابة دورة الإنتاج عن طريق الخطأ على أنها دورة المشروع بأكملها.

• الشخص المسؤول: مدير المشروع + المشتريات + تخطيط الإنتاج
• المخرجات: الأمر، مرفق العقد، قائمة المجموعة وجدول جانت
• شروط الإصدار: استيفاء شروط المواد والمستندات وتوقيع العينة والدفع وخط الإنتاج

8. المرحلة 08: فحص المواد الواردة والإنتاج الضخم

بعد دخول المواد الخام ومواد التعبئة والتغليف إلى المصنع، يتم التحقق من المورد ورقم الدفعة والكمية والمواصفات والمظهر وعناصر الجودة اللازمة. يجب وضع علامة على المواد غير المؤهلة وعزلها ولا يجوز إدخالها في الإنتاج دون موافقة.

تغطي سجلات الإنتاج الوزن والتركيبة والاستحلاب والترشيح وفحص المنتجات شبه النهائية والتعبئة والختم ووضع العلامات والترميز النافثة للحبر والتعبئة في الكرتون والتعبئة في الكرتون. يجب أن يكون رقم الدُفعة قادرًا على ربط دفعات المواد الخام والمعدات والموظفين والوقت وحالة الفحص.

• الشخص المسؤول: المستودع، الجودة، الإنتاج
• الإخراج: فحص المواد الواردة، والاختيار والوزن، وسجلات الإنتاج والتعبئة والتغليف
• شروط الإصدار: تتوافق معلمات العملية وعمليات التفتيش المتوسطة مع وثائق الموافقة

9. المرحلة 09: فحص المنتج النهائي وإصدار الجودة والشحن

يجب فحص المظهر والرائحة واللون وحجم التعبئة والختم ورأس المضخة والطباعة النافثة للحبر والملصق وصندوق الألوان والتعبئة وكمية المنتج النهائي وفقًا للمواصفات والتوقيعات، ويجب إكمال الفحص الفيزيائي أو الكيميائي أو الميكروبيولوجي أو فحص الطرف الثالث.

ينبغي إكمال إصدار الجودة من قبل الموظفين المعتمدين بعد اكتمال السجلات وإغلاق الانحرافات وقبول النتائج. لا يمكن لتسريع المبيعات أن يحل محل إصدار الجودة. تتضمن معلومات الشحن تقارير الفحص أو شهادات المطابقة وقوائم التعبئة وأرقام الدُفعات ومواصفات الصندوق وعلامات الشحن والمستندات اللوجستية.

• الشخص المسؤول: مسؤول إصدار الجودة + المستودع + الخدمات اللوجستية
• الإخراج: فحص المنتج النهائي وسجلات الإصدار وقائمة التعبئة ومستندات الشحن
• شروط الإصدار: المنتجات والكميات والمستندات وشروط التجارة كلها متسقة

10. المرحلة العاشرة: الاحتفاظ بالعينة، والشكاوى، والتتبع، وإعادة الشراء

يحتفظ المصنع بالعينات وفقًا لمتطلبات النظام والمتطلبات التنظيمية، وتنشئ العلامة التجارية علاقة مقابلة بين أرقام الدُفعات وطلبات العملاء. بعد الإدراج، قم بجمع المعلومات مثل التسرب، وفشل رأس المضخة، وملمس الجلد، وتلف التغليف، والتفاعلات الضارة، وتتبعها حسب رقم الدفعة، والتمييز بين أسباب الاستخدام والنقل والإنتاج.

قبل إعادة الشراء، تأكد مرة أخرى مما إذا كانت التركيبة والمواد الخام ومواد التعبئة والتغليف والملصقات واللوائح قد تغيرت. لا يمكن للنتائج المؤهلة من الطلبات القديمة أن تحل محل الدُفعات الجديدة أو مواد التغليف الجديدة تلقائيًا.

• الشخص المسؤول: خدمة عملاء العلامة التجارية + جودة المصنع + مدير المشروع
• المخرجات: نموذج دفتر الأستاذ وسجل الشكوى والتحقيق والتدابير التصحيحية
• شروط الإصدار: إعادة التقييم والموافقة على تغييرات إعادة الشراء

11. استخدم مخطط مسؤولية RACI لتجنب انتظار بعضكما البعض.

يتم تمييز كل عقدة بالحرف R المسؤول عن التنفيذ، و A للموافقة النهائية، و C للآراء، و I للإخطار. على سبيل المثال، يمكن تنفيذ مستندات وضع العلامات حسب التصميم، والموافقة عليها من قبل مدير العلامة التجارية، وتزويدها بمدخلات حول لوائح المصنع والجودة، وتكون مستنيرة بالإنتاج والشراء.

يتتبع اجتماع المشروع الأسبوعي ثلاثة أشياء فقط: المستندات التي يجب الموافقة عليها هذا الأسبوع، والمخاطر التي تعيق المشروع، والمتطلبات الأساسية للعقدة التالية. وهذا أكثر فعالية من السؤال المتكرر "متى سيكون الأمر أفضل؟"